स्प्रेडशीट आणि डेटाबेस दरम्यान फरक खाली तोडले
मायक्रोसॉफ्ट ऍक्सेस वापरण्यासाठी काही कारणास्तव कंपन्या संकोच करू शकतात हे स्प्रेडशीट आणि डेटाबेसमधील फरक समजून घेण्यास असमर्थ आहे. यामुळे बरेच लोक विश्वास ठेवतात की स्प्रेडशीटमध्ये ट्रॅकिंग क्लायंट माहिती, खरेदी ऑर्डर आणि प्रकल्प तपशील त्यांच्या गरजेसाठी पुरेसे आहेत. अंतिम परिणाम अशी की कॉन्फिगरेशन नियंत्रण राखणे कठीण आहे, फायली भ्रष्टामुळे गमावले जातात आणि कर्मचा-यांनी प्रासंगिक माहितीवर अधोरेखित केली आहे. वीज आणि डेटाबेसच्या बर्याच उपयोगांबद्दल थोड्याशा ज्ञानामुळे, जेव्हा लहान स्प्रेडशीट नोकरीसाठी पुरेसे असते आणि जेव्हा डेटाबेस तयार करण्याची आवश्यकता असते तेव्हा ते पाहण्यासारखे नसते.
एखाद्या डेटाबेसचे काय आहे याचे मूलभूत ज्ञान असणे महत्त्वाचे आहे. बर्याच लोकांनी आधी डाटाबेसमध्ये प्रवेश केला आहे, सार्वजनिक लायब्ररीत असलेल्यासारख्याच, परंतु फक्त त्यांचा वापर स्प्रेडशीट आणि डेटाबेस वेगळे कसे आहे हे स्पष्ट करीत नाही. माहितीकोष जाणून घेण्यासाठी काही मिनिटे खर्च तुलनेत स्पष्ट करण्यात मदत करेल.
डेटा संस्था
स्प्रेडशीट आणि डेटाबेसमध्ये कदाचित सर्वात स्पष्ट फरक म्हणजे डेटा आयोजित केला जातो. डेटा तुलनेने फ्लॅट असल्यास, नंतर स्प्रेडशीट परिपूर्ण असते. फ्लॅट टेबल सर्वोत्तम आहे काय हे ठरवण्याचा मार्ग, एक चार्ट किंवा टेबलवर सर्व डेटा बिंदू सहजपणे मांडले जावे किंवा नाही हे विचारा? उदाहरणार्थ, एखाद्या कंपनीने एका वर्षाच्या कालावधीत मासिक कमाईचा मागोवा घेऊ इच्छित असल्यास, स्प्रेडशीट परिपूर्ण आहे. स्प्रेडशीट्स काही समान बिंदूंच्या प्रगतीचे मॅपिंग करून समान प्रकारच्या डेटास हाताळण्यासाठी असतात
तुलनेत, डाटाबेसमध्ये रिलेशनल डेटा स्ट्रक्चर आहे. जर वापरकर्त्याने डेटा काढला असेल तर विचारात घेण्यासाठी असंख्य मुद्दे असतील. उदाहरणार्थ, जर एखादी कंपनी त्याच्या मासिक कमाईचा मागोवा घेते आणि गेल्या पाच वर्षांमध्ये प्रतिस्पर्ध्यांशी त्यांची तुलना करायची असेल तर या डेटा पॉइंट्समध्ये एक संबंध आहे , परंतु एकही फोकस नाही. परिणामांची तक्रार करण्यासाठी एक टेबल तयार करणे कठीण होईल, अशक्य नसल्यास वापरकर्त्यांना अहवाल तयार करणे आणि क्वेरी चालविणे सोपे करण्यासाठी डेटाबेस डिझाइन केले आहे.
डेटाची जटिलता
डेटा स्प्रेडशीट किंवा डाटाबेसमध्ये डेटा कसा सांभाळला जावा हे पाहण्यासाठी सर्वात सोपा मार्ग म्हणजे डेटा किती जटिल आहे हे पाहणे. हे वापरकर्त्यास अद्याप निश्चित नसल्यास डेटा कसा व्यवस्थापित केला जावा हे स्पष्ट करण्यात मदत करते.
स्प्रेडशीट डेटा सोपे आहे. माहिती सोबत न टाकता ते एका टेबल किंवा चार्टमध्ये सहजपणे जोडले जाऊ शकते आणि सादरीकरणात जोडले जाऊ शकते. हे काही सोप्या गोष्टींचे पालन करते. फक्त काही पंक्ती आणि स्तंभ आवश्यक असल्यास, डेटा स्प्रेडशीटमध्ये सर्वोत्तम संग्रहित केला जातो.
डेटाबेसमध्ये बरेच प्रकारचे डेटा असतात जे सर्व डेटाबेसमधील इतर डेटाशी काही संबंध देतात. उदाहरणार्थ, कंपन्या त्यांच्या नावावर आणि क्रमाने ऑर्डर आणि विक्रीसाठी त्यांच्या ग्राहकांकडे खूप जास्त डेटा ठेवतात. एखादी वापरकर्ता स्प्रेडशीटमध्ये हजारो पंक्ती घोकणे प्रयत्न करत असल्यास, त्यास एक डेटाबेसमध्ये हलविले जावे हे चांगले आहे
डेटा पुनरावृत्ती
फक्त डाटाला अद्ययावत करण्याची आवश्यकता असल्यास डेटाबेसला आवश्यक आहे असे नाही. तेथे समान डेटा सतत पुनरावृत्ती होईल? आणि खालील कार्यक्रम किंवा कृती मध्ये स्वारस्य व्यवसाय आहे?
जर डेटा बदलला तर डेटाचा प्रकार समान असतो आणि एकाच इव्हेंटवर नजर ठेवतो, ती माहिती कदाचित सपाट आहे एक उदाहरण म्हणजे वर्षभरात विक्रीची रक्कम. कालमर्यादा बदलेल आणि संख्या अधोरेखित होईल आणि डेटा पुनरावृत्ती होणार नाही.
डेटाचा काही भाग समान राहील, जसे की ग्राहक माहिती, तर इतर बदलतात, जसे की ऑर्डर्सची संख्या आणि देयकांची समयावस्था, अडथळे आहेत का ट्रॅक मागवण्यात येत आहे. जेव्हा डेटाबेस तयार केला जावा क्रिया त्यांच्यासाठी बर्याच भिन्न घटक आहेत, आणि त्या सर्वांना ट्रॅक करण्याचा प्रयत्न करण्यामुळे एका डेटाबेसची आवश्यकता आहे
डेटाचा प्राथमिक उद्देश
स्प्रेडशीट्स हे एकट्या इतिहासासाठी उत्तम आहेत ज्यासाठी बर्याच भिन्न पैलूंवर मागोवा घेणे आवश्यक नसते. ज्या संग्रहापूर्वी संग्रहित करण्याआधी एक किंवा दोन चार्ट्स किंवा सादरीकरणाची आवश्यकता असते अशा प्रोजेक्टसाठी जाण्यासाठी एक स्प्रेडशीट सर्वोत्तम मार्ग आहे. जर टीम किंवा कंपनीला परिणामांची गणना आणि टक्केवारी निश्चित करण्यास सक्षम असण्याची आवश्यकता असेल, तर ते म्हणजे स्प्रेडशीट सर्वात उपयुक्त आहेत
डेटाबेरीज दीर्घ प्रोजेक्टसाठी आहेत जेथे डेटा पुन्हा आणि पुन्हा वापरण्याची शक्यता आहे नोट्स आणि टिप्पण्या आवश्यक असल्यास, डेटाबेसमधील डेटा हलवला जावा. स्प्रेडशीट तपशील ट्रॅक करण्यासाठी डिझाइन केले गेले नाहीत, फक्त काही की संख्यात्मक बिंदू.
वापरकर्त्यांची संख्या
वापरकर्त्यांची संख्या स्प्रेडशीट किंवा डेटाबेस वापरण्याबाबत निर्णय घेणारे घटक असू शकते एखाद्या प्रोजेक्टला मोठ्या संख्येने वापरकर्ते डेटा अद्यतनित करण्यास आणि बदल करण्यास सक्षम असण्याची आवश्यकता असल्यास, हे एका स्प्रेडशीटमध्ये केले जाऊ नये. स्प्रेडशीटसह योग्य कॉन्फिगरेशन नियंत्रण राखणे हे खूप कठीण आहे. डेटा अद्ययावत करण्यासाठी फक्त काही वापरकर्ते असल्यास, साधारणपणे तीन ते सहा दरम्यान, एक स्प्रेडशीट पुरेसे असावे (जरी त्यासोबत पुढे जाण्यापूर्वी नियमांची खात्री करणे).
एखाद्या प्रकल्पावरील सर्व सहभागी किंवा संपूर्ण विभागांना बदल करण्याची आवश्यकता असल्यास, डेटाबेस हा एक उत्तम पर्याय आहे. जरी एक कंपनी लहान असेल आणि विभागात आता फक्त एक किंवा दोन लोक असतील तर विचार करा की पाच वर्षांत किती लोक त्या विभागात जाऊ शकतील आणि त्यांना सर्व बदलांची गरज आहे का ते विचारा. अधिक वापरकर्त्यांना प्रवेशाची आवश्यकता आहे, अधिक शक्यतां की डेटाबेस हे एक उत्तम पर्याय आहे.
आपण खात्यामधील डेटा सुरक्षा देखील घेणे आवश्यक आहे. जर खूप संवेदनशील माहिती ज्यात सुरक्षित करणे आवश्यक आहे, तर डाटाबेस चांगले सुरक्षा प्रदान करतो. हलविण्याआधी, डेटाबेस तयार करण्याआधी सुरक्षिततेच्या मुद्द्यांविषयी वाचून खात्री करा.
आपण उडी घेणे तयार असल्यास, आपल्या प्रवासाला प्रारंभ करण्यासाठी आमचे लेख वाचन स्प्रेडशीट्स ला डेटाबेसेसमध्ये वाचा.