आयोजित करण्यासाठी स्कॅनर कसे वापरावे

आपले घर कार्यालय आयोजित करण्याच्या बाबतीत (किंवा, त्यादृष्टीने, आपले घर) नियोजन करताना पेपर दस्तऐवजांचे डिजिटायझेशन करणे ही खूपच चांगली कारणे आहेत. सर्वप्रथम, आपण बरेच कागद काढून टाकू शकता जे दोर्यामध्ये आणि फाईल्समध्ये अडकले आहे, किंवा मौल्यवान डेस्क स्पेस घेत आहे.

ऑप्टीकल कॅरेक्टर रेकग्निशन (ओसीआर) सॉफ्टवेअरच्या वापराने डिजीटल फाइल्स (अगदी पीडीएफ़्स) शोधण्यायोग्य फाइल्समध्ये रूपांतरीत करता येतात. विशेषत: प्रिंटर (एचपीमध्ये खूपच छान व्हिडिओ आहे जे ओसीआर कार्य करते हे स्पष्ट करते आणि हे कसे काम करते आपले जीवन सोपे करणे)

याचाच अर्थ आहे की आपली माहिती केवळ कोणत्याही खोलीत घेत नाही, पेपरमध्ये सापडण्यापेक्षा शोधणे देखील खूप सोपे आहे. आणि आपण आपली डिजिटल फाइल्स जसे की आपल्याला आवडतात - CD किंवा DVD वर, एका फ्लॅश ड्राइव्हवर, ऑनलाइन स्टोरेज सुविधेमध्ये, किंवा उपरोक्त सर्व वाचू शकता. त्यामुळे आपण हे सुनिश्चित करू शकता की जेव्हा आपल्याला काहीतरी आवश्यक असेल तेव्हा आपण त्यावर आपले हात मिळवू शकता.

जेव्हा आपण आपल्या होम फाईल्सचे डिजिटाइझेशन सुरू करता, तेव्हा ही एक व्यवस्थित संच फाइल तयार करण्याची ही योग्य वेळ असते ज्यामुळे आपले जीवन सोपे होईल. आपल्याला आवश्यक असलेल्या कागदाच्या श्रेणीबद्दल विचार करा आणि प्रत्येकासाठी एक फोल्डर सेट करा. एका फोल्डरमध्ये क्रेडिट कार्ड पावती; कार विमा कागजी काम दुसर्यामध्ये; फोन बिल, किराणा पावत्या, घर दुरुस्ती विधेयके इत्यादी सर्व वेगवेगळ्या फोल्डर्सना दिली जाऊ शकतात. आणि प्रत्येक फोल्डरमध्ये, प्रत्येक वर्षासाठी (किंवा महिना) सबफोल्डर तयार करा. एखाद्या संघटित यंत्रणेस सुरुवात करणे खूप सोपा आहे आणि नंतर प्रत्येक वेळी एक नवी पावती स्कॅन केली गेल्यानंतर सिस्टीमची पुनर्रचना करण्याचा प्रयत्न करणे जितके चालत आहे तितके लवकर आपल्या बरोबर जाण्यासाठी योग्य ती कागदपत्रे जोडा.

आपला स्कॅनर किंवा प्रिंटर ओसीआर सॉफ्टवेअरसह आला आहे याची खात्री करा (एबीबीवायई फ़िर-रीडर सॉफ्टवेअर मी संकलित करणार्या प्रिंटर आणि स्कॅनर्ससह संकुल येणे असे दिसते). आपल्याला सापडत नसल्यास, घाबरू नका. आपण आधीच आपल्या संगणकावर स्थापित काही सुप्रसिद्ध ओसीआर सॉफ्टवेअर असल्याची एक चांगली संधी आहे, जोपर्यंत आपण Windows वापरत आहात कूल ओसीआर सॉफ्टवेअर आपण आधीच शोधण्यायोग्य दस्तऐवज तयार करण्यासाठी आपल्या स्कॅनरसह त्या सॉफ्टवेअरसह शोधून आणि वापरण्याच्या प्रक्रियेत मार्गदर्शन करेल.

अर्थात, हे आणखी एक महत्वाचे मुद्दे समोर आणते: जर आपण हे काम करणार असाल तर किमान एक दस्तऐवज स्कॅनर असणे आवश्यक आहे. हे महाग, किंवा फॅन्सी असणे आवश्यक नाही. आपल्याकडे एखादे नसल्यास, आता एक शोधण्याची वेळ आहे; काही चांगल्या खरेदीसाठी छायाचित्र स्कॅनर आणि दस्तऐवज स्कॅनरच्या या पुनरावलोकनासह प्रारंभ करा आपण एक स्वतंत्र स्कॅनर नको असल्यास, एक स्वस्त सर्व-इन-एक प्रिंटर पूर्णपणे चांगले कार्य करेल.

तर इथे हार्ड भाग आहे. व्यवस्थित स्थापित करणे अवघड नाही; अगदी आपल्या कागदीची स्कॅनिंग करणे कठीण होणार नाही आपल्याला नवीन पावती किंवा कागदपत्र मिळविल्यावर आपणास प्रत्येकवेळी हे आपोआपच करणे शक्य आहे याची खात्री करणे काय अवघड आहे नाहीतर, कागद पुन्हा पुन्हा ढकण्याचा प्रयत्न करेल आणि आपल्याला आपला वेळ वाया जात असल्यासारखे वाटेल. तर ते चिकटून रहा!