व्यावसायिकांसाठी ईमेल नियम

आपल्याला माहिती पाहिजे निवाडा

प्रत्येकजण कमीत कमी काही व्यवसाय संवादासाठी दर महिन्याला ईमेल वापरत असताना, आम्हाला काही आमचे व्यावसायिक कार्य करण्यासाठी ईमेलचा एक दैनिक साधन म्हणून वापरेल. ग्राहक, टीममेट्स, वरिष्ठ, आणि संभाव्य नवीन नोकरीसाठी किंवा शक्य नवीन नियोक्ते यांच्याशी संप्रेषण करण्यासाठी आम्ही ईमेलचा वापर करु. आणि हो, हे लोक एक स्पष्ट आणि व्यावसायिक लिखित संदेश तयार करण्याच्या आमच्या क्षमतेनुसार आम्हाला न्याय करतील.

ई-मेल शिष्टाचार, किंवा 'नेटिक्ट', वर्ल्ड वाईड वेबच्या 27 वर्षांपासून अस्तित्त्वात आहे. आपल्या ईमेलमधील आदर आणि कार्यक्षमता कशी दर्शवायची याबद्दल बऱ्याच प्रमाणात स्वीकारलेल्या मार्गदर्शकतत्त्वांचा एक संच आहे. दुःखाची गोष्ट म्हणजे, अशा काही लोक आहेत की ज्याने व्यवसाय सेटिंग्जसाठी ईमेल नेटिक्ट शिकण्यासाठी कधीही वेळ काढला नाही. आणखी वाईट: मजकूर संदेशनच्या सैल आणि अनौपचारिक शैलीसह ई-मेल नेटिक्टिंगला भ्रमित करणारे लोक आहेत.

खराब ग्राहकांना आपली विश्वासार्हता एखाद्या ग्राहकाने किंवा संभाव्य किंवा संभाव्य नियोक्त्याने मारू देऊ नका. इमेल नेटिक्एक्ट नियम जे तुम्हाला व्यवस्थित सेवा देतील, आणि कामाच्या ठिकाणी तुमची अडवणूक करतील.

01 ते 10

पाठविण्यापूर्वी आपण करता त्या शेवटच्या वस्तू म्हणून ईमेल पत्ता घाला.

हे प्रति-अंतर्ज्ञानी वाटते, परंतु हे उत्कृष्ट रूप आहे. आपण ईमेल शीर्षलेखावर ईमेल पत्ता (एसओएस) जोडण्यापूर्वी आपल्या लेखनचा समाप्ती आणि प्रूफरीडिंग होईपर्यंत प्रतीक्षा करा हे तंत्र आपल्याला आपली सामग्री आणि प्रूफरीडिंग समाप्त होण्यापूर्वीच संदेश अचानकपणे संदेश पाठविताना आपल्याला अडचण टाळेल.

हे अशा मोठ्या ईमेलसाठी विशेषत: गंभीर आहे ज्यात संवेदनशील सामग्री आहे, जसे की जॉब ऍप्लिकेशन सबमिट करणे, ग्राहकाच्या प्रश्नाचे उत्तर देणे किंवा आपल्या टीमला वाईट बातमी कळविणे या प्रकरणांमध्ये, जेव्हा आपण आपले विचार एकत्रित करण्यासाठी आणि आपल्या मनात आपल्या शब्दांची पुनरावृत्ती करताना काही काळासाठी ईमेल पत्त्यापासून दूर जाण्याची आवश्यकता असेल तेव्हा ईमेल पत्ता deferring सुरक्षा जोडते

आपण एखाद्या ई-मेलला उत्तर देत असल्यास आणि आपण संवेदनशीलतेसाठी सामग्रीचा विचार करता, तर आपण पाठविण्यास तयार होईपर्यंत प्राप्तकर्त्याचे ईमेल पत्ता अस्थायीपणे हटवा आणि नंतर पत्ता परत जोडा आपण वैकल्पिकरित्या प्राप्तकर्त्याचे ईमेल पत्ता नोटपॅड फाइल किंवा OneNote पृष्ठावर पेस्ट करू शकता, ईमेल लिहू शकता आणि नंतर परत ईमेल पत्त्यावर कट-पेस्ट करू शकता.

आम्हाला यावर विश्वास ठेवा: अलेखन असताना एक रिक्त ईमेल पत्ता ओळ आपण एक दिवस खिन्न दु: ख जतन होईल!

10 पैकी 02

आपण योग्य व्यक्तीस ईमेल करत आहात तिची तिप्पट तपासा.

आपण एक मोठी कंपनी किंवा सरकारी विभागात काम करत असल्यास हे विशेषतः महत्वाचे आहे. जेव्हा आपण 'माईक' किंवा 'हीथर' किंवा 'मोहम्मद' वर एक संवेदनशील ईमेल पाठवत असाल, तेव्हा आपले ईमेल सॉफ्टवेअर आपल्यासाठी संपूर्ण पत्ता टाइप करणे इच्छित असेल. या सारख्या लोकप्रिय नावांचे आपल्या कंपनीच्या अॅड्रेस बुकमध्ये अनेक परिणाम होतील, आणि आपण आपल्या उपाध्यक्षपदावर गहाळखोरपणे गुन्हा लावून पाठवू शकता किंवा अकाऊंटिंगमधील लोकांना गोपनीय उत्तर देऊ शकता.

वरील # 1 नेटिकेट नियम धन्यवाद, आपण शेवटी पत्ता सोडले आहे, त्यामुळे प्राप्तकर्त्याचे ईमेल पत्ता तिप्पट तपासणी पाठविण्याआधी आपल्या शेवटच्या पद्धतीप्रमाणे सहजतेने जावे!

03 पैकी 10

'सर्वांना उत्तर द्या' टाळा, विशेषतः मोठ्या कंपनीमध्ये

जेव्हा आपण डझनभर लोकांना पाठविलेले प्रसारण प्राप्त करता, तेव्हा प्रेषकाचा केवळ प्रतिसाद देणे शहाणपणाकारक असते. हे विशेषतः खरे आहे जर एखाद्या कंपनीने मोठ्या वितरण लिस्टसह प्रसारित केले असेल तर

उदाहरणार्थ: जनरल मॅनेजर ईमेल संपूर्ण लांबीमध्ये पार्किंगबद्दल संपूर्ण कंपनी आणि ती लोकांना कर्मकांडासाठी दिलेल्या क्रमांकित आणि नियुक्त स्टॉलचा आदर करण्यास सांगतो. जर आपण 'सर्वना उत्तर द्या' वर क्लिक केले आणि तक्रार केली की इतर कर्मचारी आपल्या वैयक्तिक वाहनवर अतिक्रमण करतात आणि आपल्या पेंटला स्क्रॅच करतात तर आपण कंपनी बनवून आपल्या करिअरची प्रगती दुखावू शकते.

कोणीही संदेश प्राप्त करू इच्छित नाही ज्यांना ते लागू होत नाहीत यापेक्षाही अधिक म्हणजे, प्रसारमाध्यमांमध्ये तक्रार न करण्याबद्दल किंवा प्रसारण स्वरूपात प्रसारित केलेल्या आपल्या वैयक्तिक तक्रारींबद्दल ऐकल्याबद्दल कोणाकडे कुणी कौतुक नाही.

या चुकीच्या गोष्टी टाळा आणि आपल्या डिफॉल्ट क्रियेनुसार प्रेषकास वैयक्तिक उत्तर वापरा. निश्चितपणे खालील नियम # 9 अगदी खाली पहा

04 चा 10

संवादात्मक अभिव्यक्तीऐवजी व्यावसायिक अभिवादन वापरा.

व्यावसायिक ईमेल प्रारंभ करण्याचा सर्वोत्तम मार्ग खालील गोष्टीची काही आवृत्ती आहे:

1. शुभ दुपार, श्रीमती चंद्र.
2. हॅलो, प्रोजेक्ट टीम आणि स्वयंसेवक
3. हाय, जेनिफर
4. शुभ प्रभात, पॅट्रिक

कोणत्याही परिस्थितीत, व्यावसायिक ईमेल प्रारंभ करण्यासाठी खालील वापर करू नका:

1. अहो,
2. सुपर, संघ!
3. हाय, जेन
4. मोर्निन, पॅट

'अरे', 'यो', 'सुपर' सारखे संवादात्मक अभिव्यक्ती आपल्यास अनुकूल आणि सभ्य वाटू शकतात, परंतु ते प्रत्यक्षात व्यवसाय सेटिंगमध्ये आपली विश्वासार्हता नष्ट करतात. आपण एकमेकांशी विश्वसनीय संभाषण केल्यानंतर आपण या संभाषणांमध्ये निश्चितपणे बोलू शकता, परंतु हे शब्द व्यावसायिक ईमेलमध्ये वापरणे ही एक वाईट कल्पना आहे.

याव्यतिरिक्त, शब्दलेखन शॉर्टकट घेणे खराब फॉर्म आहे, जसे 'मॉर्निन' कोणा व्यक्तीचे नाव (जेनिफर -> जेन) लहान असेल तर तो त्या व्यक्तीने आपल्याला असे करण्यास सांगितले आहे.

कोणत्याही हुशार व्यवसाय संवादाप्रमाणेच, खूप औपचारिकता असणे आणि आपण शिष्टाचार आणि आदर यावर विश्वास ठेवण्याच्या बाजूने चुकीचे आहे.

05 चा 10

प्रत्येक संदेश पुर्ण करा, जसे की आपल्या व्यावसायिक प्रतिष्ठेवर अवलंबून आहे.

आणि खरंच, आपली प्रतिष्ठा खराब व्याकरणामुळे, खराब शब्दलेखन आणि अयोग्य निवडलेल्या शब्दांमुळे सहजपणे नष्ट होते.

कल्पना करा की आपली व्यावसायिकता जर हिट असेल तर ' आपण आपले गणित, अला ' तपासण्याची गरज आहे 'असे म्हणताना आपण' गणित, आल्मा 'तपासण्याची आवश्यकता असत असे म्हणताना आपण चुकीने पाठवा. किंवा जर आपण म्हणालो की ' उद्या मी एक परस्परविवेक करू शकतो ' तर आपण म्हणतो ' उद्या मी एक मुलाखत घेऊ '.

आपण पाठविता त्या प्रत्येक ईमेलची पुष्टी करणे; असे करा की आपल्या व्यावसायिक प्रतिष्ठेवर अवलंबून आहे

06 चा 10

एक संक्षिप्त आणि स्पष्ट विषयाची ओळ विलक्षण साध्य करेल (आणि आपल्याला वाचण्यात मदत होईल).

विषय ओळ दोन्ही संप्रेषणासाठी एक शीर्षक आणि आपला ईमेल सारांशित करण्याचा आणि टॅग करण्याचा मार्ग आहे जेणेकरून ते सहजपणे नंतर शोधता येईल. हे स्पष्टपणे सामग्री आणि कोणत्याही इच्छित कारवाईचा सारांश असावा

उदाहरणार्थ, एक विषय रेखा: 'कॉफी' फार स्पष्ट नाही.

त्याऐवजी, 'स्टाफ कॉफी प्राधान्ये प्रयत्न करा: आपला प्रतिसाद आवश्यक आहे'

दुसरे उदाहरण म्हणून, विषय ओळ ' आपली विनंती ' खूप अस्पष्ट आहे.

त्याऐवजी, एक स्पष्ट विषय रेष वापरून पहा: ' पार्किंगसाठी तुमची विनंती: अधिक तपशील आवश्यक आहेत'

10 पैकी 07

काळ्या शाईसह केवळ क्लासिक फॉन्ट: एरियल आणि टाइम्स रोमन असे प्रकार वापरा.

ते आपल्या ईमेलमध्ये ती आकर्षक बनविण्यासाठी स्टाईलिश फॉन्ट चेहरे आणि रंग जोडण्यासाठी मोहक असू शकतात परंतु आपण काळा 12-pt किंवा 10-pt एरियल किंवा टाइम्स न्यू रोमन वापरुन चांगले आहात. तहोमा किंवा कॅलीबरी सारख्या तत्सम गोष्टी देखील ठीक आहेत. आणि जर आपण एखाद्या विशिष्ट वा वाक्यांश किंवा बुलेटकडे लक्ष वेधत असाल तर लाल स्याही किंवा ठळक फॉन्ट संपार्श्विक मध्ये खूप उपयोगी ठरू शकतात.

समस्या म्हणजे जेव्हा आपले ईमेल सुसंगत आणि निष्काळजीपणे वागू लागतात किंवा आपल्या भागावर भ्रमनिरास किंवा भ्रमनिराची वागणूक लावू लागतात. व्यवसायाच्या जगात, लोक विश्वसनीय आणि स्पष्ट आणि संक्षिप्त, सजावटीचे आणि विचलित न होणारे संप्रेषण इच्छित आहेत.

10 पैकी 08

सर्व खर्चांवर कडवटपणा आणि नकारात्मक / चपळपणा टाळा.

मुखवटा आणि शरीर भाषा व्यक्त करण्याचे ईमेल नेहमीच अयशस्वी होते आपल्याला काय वाटते ते थेट आणि सरळ प्रभावीपणे म्हणून कठोर आणि वास्तविकतेत येऊ शकते एकदा ते आपल्या ईमेलमध्ये टाकण्यात आले आहे 'कृपा' आणि 'धन्यवाद' या शब्दांचा वापर केल्याने नकारात्मक आक्रमकांचा कारभार होऊ शकेल. आणि जे आपण विनोदी आणि प्रकाश विचार करता ते प्रत्यक्षात शिष्ट आणि अयोग्य म्हणून प्रसारित होऊ शकतात.

ईमेलमध्ये आदरयुक्त टोन आणि सुशील वर्तनाला पोचवणे सराव आणि भरपूर अनुभव घेते. जेव्हा आपण ईमेल आपल्यास मोठ्याने वाचता तेव्हा किंवा इतर कोणालाही पाठविण्यापूर्वी हे मदत करते. जर ई-मेलबद्दल काहीच अर्थ किंवा असह्य दिसत असेल तर ती पुन्हा लिहा.

जर आपण अद्याप ई-मेलमधील कशाचेतरी स्वरुप कसे व्यक्त करावे हे अडथळा असल्यास, गंभीरपणे फोन निवडणे आणि संदेश संभाषण म्हणून वितरीत करणे यावर गंभीरपणे विचार करा.

लक्षात ठेवा: ईमेल कायमचे आहे आणि आपण एकदा तो संदेश पाठवल्यावर, आपण ते पुन्हा परत कधीही काढू शकणार नाही

10 पैकी 9

समजा की जग आपला ईमेल वाचेल, म्हणून त्यानुसार योजना करा.

सत्य आहे, ईमेल कायमचा आहे. हे सेकंदांच्या आत शेकडो लोकांकडे अग्रेषित केले जाऊ शकते. कायद्याची अंमलबजावणी करून आणि कर लेखा परीक्षकांनी कधीही चौकशी केली पाहिजे. हे अगदी वृत्त किंवा सोशल मीडियामध्येही बनवू शकते.

ही एक व्यापक आणि भयावह जबाबदारी आहे, परंतु आम्ही सर्व एक खांदा आहे: आपण ईमेलमध्ये जे लिहितो ते सहजपणे सार्वजनिक ज्ञान प्राप्त करू शकतात. तुमचे शब्द काळजीपूर्वक निवडा आणि जर तुम्हाला असे वाटले की ते तुम्हाला हिसकायला लावू शकतील, तर गांभीर्यानेच संदेश पाठवू नका.

10 पैकी 10

नेहमी एक लहान अभिजात 'धन्यवाद' आणि एक स्वाक्षरी ब्लॉक सह शेवट.

'धन्यवाद' आणि 'कृपया' यासारख्या तत्त्वांच्या ताकदीचे आकलन योग्य नाही. तसेच, आपले व्यावसायिक स्वाक्षरी ब्लॉक समाविष्ट करण्यासाठी अतिरिक्त सेकंदांमध्ये आपल्या विचारप्रवृत्तीबद्दल तपशीलवार तपशील देतो, आणि आपण आपले नाव आणि संपर्क माहिती मुद्रित करून आपल्या संप्रेषणाची मालकी घेतो.

हॅलो, शैलेश

टीजीआय स्पोर्ट्सवेअरमध्ये आपल्या भरतकामाच्या सेवेबद्दल आपल्या चौकशीबद्दल धन्यवाद. आपल्या टीमसाठी आमच्या क्रीडा जैकेट पर्यायांबद्दल आपल्याला अधिक सांगण्यासाठी फोनवर आपल्याशी बोलण्यास मला खूप आनंद होईल. आपण या आठवड्यात नंतर आमच्या शोरूमला भेट देऊ शकता आणि मी आपल्याला आमचे नमुने वैयक्तिकरित्या दर्शवू शकतो.

मी आपणाला कोणत्या क्रमांकावर कॉल करू शकेन? मी आज दुपारी 1:00 नंतर बोलण्यासाठी उपलब्ध आहे.

धन्यवाद,

पॉल जाइल्स
ग्राहक सेवा संचालक
टीजीआय, इन्कॉर्पोरेटेड
587 337 2088 | pgiles@tgionline.com
"आपले ब्रांडिंग आमचे फोकस आहे"