जर आपण बहुतेक वापरकर्त्यांसारखे असाल, तर आपण बहुतेक वेळा आपल्या दस्तऐवजांचे नाव काय ठेवण्याबद्दल विचार करीत नाही. दुर्दैवाने, यामुळे थोड्या शोध न करता आपल्याला हवा असलेला फाईल शोधणे अवघड होऊ शकते- आपल्याला हवे असलेले एखादे शोधण्यासाठी आपल्याला कदाचित बरेच वेगवेगळ्या फायली देखील उघडणे आवश्यक आहे.
आपल्या दस्तऐवजांसाठी नामांकन प्रणाली विकसित करणे आणि त्यास वापरण्याची सवय घेण्यास वेळ आणि निराशा वाचवेल जेव्हा आपल्याला आवश्यक कागदपत्रांचा शोध घेण्यास वेळ येईल. अस्पष्ट फाइलनामेसह अगणित दस्तऐवजांमधून शोधण्याऐवजी, नामांकन प्रणाली आपल्याला आपल्या शोधाची गती वाढविण्यास मदत करेल.
उजव्या नामांकन प्रणाली
आपल्या फाइल्सला नाव देण्याचा कोणताही एक योग्य मार्ग नाही आणि नामांकन प्रणाली प्रत्येक वापरकर्त्यानुसार भिन्न असेल. काय महत्वाचे आहे ते आपल्याला शोधत असलेली पद्धत शोधत आहे आणि नंतर तो सातत्याने लागू करत आहे आपल्याला प्रारंभ करण्यासाठी येथे काही टिपा आहेत:
- आपल्या फाईलच्या नावात दस्तऐवज तयार करण्यात आलेली तारीख समाविष्ट करा: फाइल नावामध्ये हे समाविष्ट करण्यासाठी संभाव्यत : सर्वात उपयोगी घटकांपैकी एक आहे, विशेषत: जेव्हा आपण पत्रव्यवहार हाताळत असतो. जरी आपण डॉक्युमेंट्स लिहिलात तेव्हा आपल्याला आठवत नसले तरीही, आपण आपला शोध विशिष्ट कालावधीसाठी मर्यादित करू शकता.
- आपल्या फाइल नावात प्राप्तकर्त्याचे नाव समाविष्ट कराः अक्षरांशी काम करताना हे विशेषतः मौल्यवान सराव आहे, परंतु हे कॉन्ट्रॅक्ट, मेमो आणि नोट्स सारख्या इतर प्रकारच्या दस्तऐवजांसाठी एक सुलभ घटक असू शकते.
- फाईल कोणत्या प्रकारचे कागदपत्र आहे हे सुचवा: पुन्हा, हे काही वापरकर्त्यांसाठी दिले आहे असे वाटेल, आणि कारण हे फाईलचे काही महत्त्वाचे भाग आहे. आपण लिहिलेल्या पत्राचा आपण शोध घेत असाल, तर आपण त्या नावाच्या "कॉन्ट्रॅक्ट" किंवा "नोट्स" असलेली फाईल काढून टाकू शकता.
- आपण फाईलचे घटक कसे क्रम द्या यावर लक्ष द्या: हे आपल्या फाइल्स भिन्न करण्यात मदत करू शकत नसले तरी, जेव्हा आपण शोध घेता तेव्हा त्यांना ऑर्डर करण्यास आपल्याला मदत होईल Word मधील उघडा संवाद बॉक्समध्ये किंवा Windows Explorer मध्ये क्रमवारी नियंत्रणे वापरणे, आपण आपल्या फाइल्स वर्णक्रमानुसार (किंवा संख्यावार) क्रमवारी लावू शकता जेणेकरून ते फाइल नावामधील प्रथम वर्णाद्वारे क्रमवारी लावतील.
ही फाइल नामांकन करण्याच्या टिपांची एक संपूर्ण सूची नाही, परंतु प्रारंभ करण्यासाठी ही एक चांगली जागा आहे. एकदा आपण आपल्या फाइल्सला सुसंगत पद्धतीने नाव देण्याची प्रथा सुरू केली की आपण आपल्यासाठी उत्कृष्ट कार्य करणारे एक प्रणाली विकसित कराल-आणि कदाचित आपल्या स्वतःच्या काही युक्त्या घेऊन येतील.