जेव्हा आपण फाईल्स शोधत असतो तेव्हा थोडी संस्था खूपच लांबची असते
आपण आपल्या मायक्रोसॉफ्ट वर्ड फाइल्स शोधण्यापेक्षा जास्त वेळ खर्च केल्यास त्यावर कार्य करता, तर वेळ आणि काही संगणक सेवांचे लाभ घेण्यासाठी वेळ आहे.
सर्व शब्द फायली थंबनेल्ससह जतन करा
पूर्वचित्र प्रतिमा किंवा लघुप्रतिमासह प्रत्येक Word फाइल जतन करणे त्यांना उघडल्याशिवाय ओळखण्यास सोपे करते. आपण फक्त थोड्या चरणांचे अनुसरण करून पूर्वावलोकन किंवा थंबनेल प्रतिमेसह सर्व Word दस्तऐवज जतन करू शकता:
- Microsoft Word उघडा
- मेनूबारवरील File वर क्लिक करा.
- ड्रॉप-डाउन मेनूच्या तळाशी असलेली गुणधर्म निवडा.
- सारांश टॅबवर क्लिक करा
- या दस्तऐवजासह पूर्वावलोकन चित्र जतन करा किंवा सर्व शब्द दस्तऐवज ( शब्द आपल्या आवृत्तीवर अवलंबून) साठी लघुप्रतिमा जतन करा पुढे एक चेक मार्क ठेवा.
- ओके क्लिक करा
Word दस्तऐवज गुणधर्म अद्यतनित करा
जर आपण मोठ्या संख्येने वर्ड दस्तावेजांसह समान नावे आणि स्थाने असतील तर आपण निश्चितपणे वर्ड डॉक्युमेंट गुणधर्मांचा लाभ घेऊ इच्छित असाल. फाईल > गुणधर्म > सारांश वर परत जा आणि त्यात टिप्पण्या, कीवर्ड, वर्ग, शीर्षक किंवा विषय माहिती समाविष्ट करा - कोणतीही फाइल जी तुम्हाला फरक ओळखण्यास मदत करेल. जेव्हा एखादा शोध घेण्यात वेळ येतो तेव्हा शब्द आपल्याला जे पाहिजे ते शोधू शकतो.
आपल्या संगणकावर फोल्डर तयार करा आणि त्यांना वापरा
आपल्या सर्व Word दस्तऐवजांसाठी पुढे एक फोल्डर सेट करा आणि आपण ज्या गोष्टी विसरणार नाही त्यास "मायवर्ल्ड डॉक्स" असे नाव द्या. त्या नावांसह असलेल्या फोल्डरसह ते आकारमान करा जो आपल्याला अर्थपूर्ण बनवते आणि त्यांचा वापर करतात. आपण साप्ताहिक बैठक नोट्स तयार करण्यासाठी जबाबदार असाल तर, उदाहरणार्थ, त्या नोटांसाठी एक फोल्डर बनवा आणि त्यात काही अतिरिक्त महिने किंवा महिने अंतर्भूत करा.
जर तुमच्याकडे आपल्या संगणकावर काही वर्षे पसरलेले वर्ड डॉक्युमेंट्स असतील आणि त्यांना उघडण्यासाठी वेळ नसेल आणि निर्णय घेतील की नाही, तर प्रत्येक वर्षासाठी फक्त एक फोल्डर तयार करा जे जुन्या दस्तऐवजांपासून आहेत आणि 2010 मधील सर्व कागदपत्रे एक फोल्डर 2011 मध्ये दुसर्या आणि त्यामुळे आपण त्यांना पुन्हा भेटणे वेळ आहे तोपर्यंत.
एक सुसंगत फाइल नेमिंग प्रणाली वापरा
नामांकन प्रणालीची स्थापना करणे ही सर्वात महत्त्वाची गोष्ट आहे जी आपल्यास इच्छित फाईल्स शोधण्यासाठी वेळ येते तेव्हा आपण मदत करू शकता. आपल्या फाईल्सला नाव देण्याचा कोणीही योग्य मार्ग नाही, परंतु नेमिंग सिस्टम निवडणे व सातत्याने वापरणे हे प्रयत्न करणे योग्य आहे. सूचना:
- दस्तऐवजाचा प्रकार समाविष्ट करा, जेणेकरून आपण "कंत्राट," "भाडेपट्टी" किंवा "वृत्तपत्र" असलेली कोणतीही फाईल नाव आपण शोधत असलेले पत्र नाही हे एका कटाक्षाने सांगू शकता.
- क्लायंटचे नाव (किंवा दस्तऐवज अक्षरे असल्यास प्राप्तकर्त्याचे आडनाव) सह नाव सुरू करा.
- फाइल नावात तारीख समाविष्ट करा.
आपला वेळ घ्या
जर तुमचा संगणक आधीच फाइलींगसह तंतोतंत आहे, तर आपली संस्थात्मक समस्या एकाच वेळी हाताळण्याचा प्रयत्न करू नका. नोकरीला आटोपशीर तुकड्यात मोडून टाका आणि दिवसातून 15 मिनिटे खर्च करा. जसे आपण आपल्या संगणकावरील आवारातील शब्द फाइल्स तयार करता, त्यांना आपण तयार केलेल्या फोल्डर्सपैकी एक करा, एक नवीन फोल्डर तयार करा किंवा आपल्याला त्यांची गरज नसल्यास ती हटवा. आपण आपला विचार करू शकत नसल्यास, त्यांना HoldUntilDate नावाच्या एका फोल्डरमध्ये ठेवा आणि भविष्यात आपल्याला पुरेशी दूरची तारीख निवडा की जर आपण नंतर फोल्डर उघडले नसेल, तर आपण ते काढून टाकणे आपल्याला सोयीस्कर वाटेल. आपण कुठल्याही प्रकारचे फोल्डर्स तयार करता, ते सर्व आपल्या एका मोठ्या शब्द फोल्डरमध्ये ठेवा, जेणेकरून आपल्याला कुठे पाहावे ते कळेल