मेल मर्ज एक साधन आहे जे समान प्रकारच्या कागदपत्रांचा संच तयार करण्यास सोपे करते परंतु अद्वितीय आणि वेरियेबल डेटा घटक असतात. हे एका डेटाबेसमधील डेटा घटक असलेल्या डेटाबेसशी दुवा साधून पूर्ण केले आहे, यात विलीन फील्ड समाविष्ट आहेत जिथे त्या विशिष्ट डेटाची गणना केली जाईल.
मेल विलीन केल्याने डेटाचे मानक तुकडे प्रविष्ट करणे, जसे की दस्तऐवज आणि पत्त्यांमध्ये पत्ते प्रविष्ट करण्याची प्रक्रिया आपोआप करते. उदाहरणार्थ, आपण आउटलुकमधील संपर्क समूहांना एक फॉर्म पत्र लिंक करु शकता; या पत्रामध्ये प्रत्येक संपर्काच्या पत्त्यासाठी मर्ज फील्ड असू शकते आणि पत्रकाच्या अभिवादनचा भाग म्हणून संबधित संपर्काच्या नावासाठी एक असू शकेल.
मेलचा उपयोग मर्ज करा
बर्याच लोकांसाठी मेल मर्ज होतात, जंक मेलचे विचार मनात येतात. विक्रेत्यांना मेलची एकत्रपणे आणि सुलभतेने मेल तयार करण्यासाठी निर्विवादपणे वापर करतांना, इतर अनेक उपयोग आपल्याला आश्चर्यचकित करतात आणि आपण आपले काही दस्तऐवज तयार करता तसे बदलू शकतात.
आपण कुठल्याही प्रकारच्या मुद्रित दस्तऐवजासह इलेक्ट्रॉनिक तयार वितरीत दस्तऐवज आणि फॅक्स तयार करण्यासाठी मेल मर्ज वापरू शकता. मेल मर्ज वापरून आपण तयार करू शकता अशा प्रकारचे दस्तऐवज अक्षरशः अमर्याद आहेत. येथे काही उदाहरणे आहेत:
- कॅटलॉग
- सूची
- पावत्या
- लेबल
- लिफाफे
- आणि नक्कीच, अक्षरे
हुशारीने वापरल्यास, मेल मर्ज मोठ्या प्रमाणात उत्पादनक्षमता सुधारू शकतो. हे आपण तयार केलेल्या कागदपत्रांच्या प्रभावीपणाला चालना देऊ शकतात. उदाहरणार्थ, प्राप्तकर्त्यांच्या नावांसह किंवा प्रत्येक प्राप्तकर्त्यासाठी विशिष्ट असलेल्या इतर घटकांसह अक्षरे सानुकूल करून, आपण एक निर्दोष, वैयक्तिक प्रतिमा सादर करतो जी आपल्याला अपेक्षित परिणामांसाठी स्टेज सेट करते.
एनाटॉमी ऑफ मेम मर्ज
मेल मर्जमध्ये दोन मुख्य भाग असतात: दस्तऐवज आणि डेटा स्त्रोत , ज्यास डेटाबेस देखील म्हटले जाते.माहिती वर्ड आपल्याला डेटा सोर्सेस म्हणून एक्सेल व आऊटलुक सारख्या इतर ऑफिस ऍप्लिकेशन्सचा वापर करून तुमचे काम सोपे करतो. आपले संपूर्ण डेटा सुट असल्यास, त्याचा एक अनुप्रयोग वापरून आपल्या डेटा स्रोत सोपे, सोयीस्कर आणि अत्यंत शिफारसीय आहे. आपण आपल्या आउटलुक संपर्कांमध्ये आधीच जोडलेले संपर्क वापरणे, उदाहरणार्थ, त्या माहितीस दुसर्या डेटा स्त्रोतामध्ये पुन्हा भरण्यापासून सेव्ह होईल. अस्तित्वातील एक्सेल स्प्रैडशीट वापरुन डेटा स्त्रोत तयार होईल त्यापेक्षा तुमच्या डेटाशी तुम्हाला अधिक लवचिकता मिळते.
आपण केवळ शब्द प्रोग्राम असल्यास, आपण तरीही मेल मर्ज सुविधा वापरू शकता. शब्द आपल्या मेल मर्ज मध्ये वापरण्यासाठी आपल्यासाठी एक पूर्णपणे सानुकूल डेटा स्रोत तयार करण्याची क्षमता आहे.
मेल मर्ज सेट करणे
मेल मर्ज जटिल-जटिल वाटू शकते- आणि गुंतागुंतीच्या, डेटा-जड दस्तऐवज जे मोठे डेटाबेसवर अवलंबून आहेत ते नक्कीच असू शकतात. तथापि, विझार्ड प्रदान करून शब्द वापरुन सामान्य वापरासाठी मेल मर्ज सेटअप करणे सोपे करते जे आपल्या दस्तऐवजास डेटाबेसशी जोडण्याच्या प्रक्रियेत चालतात . सर्वसाधारणपणे, आपण प्रक्रिया 10 पेक्षा जास्त सोपे चरणांमध्ये पूर्ण करू शकता, त्रुटी शोधणे आणि दुरुस्त करणे यासह ते आपला दस्तऐवज तयार करण्यापेक्षा कमी होईल आणि खूपच कमी वेळ आणि भांडणही घेईल.