शेअरपोइंट ऑनलाईन मध्ये कागदपत्रे शेअर करणे

लोक सह सुरक्षितपणे फायली सामायिक कसे?

SharePoint Online, मायक्रोसॉफ्टद्वारा होस्ट केलेला मेघ-आधारित सेवा, ऑफिस 365 योजनेचा एक भाग आहे, किंवा तो SharePoint सर्व्हरसाठी ऍड-ऑन म्हणून मिळवता येतो. नवीन आणि श्रेणीसुधारित SharePoint ऑनलाइन सेवांमधील मुख्य स्वारस्य ऑनलाइन परस्परसंवादात्मक संभाषणांमध्ये सुधारणा करणे आणि जाता जाता कागदजत्र सामायिक करण्यास सोपे आणि अधिक सुरक्षित बनविणे आहे.

आपण आधीपासूनच SharePoint ऑनलाइन वापरकर्ता असल्यास, आपण श्रेणीसुधारित सेवा अपेक्षित करू शकता. SharePoint Online मध्ये आता मोबाइल फोन आणि टॅब्लेटवर वापर आणि एक अखंड सोशल अनुभव समाविष्ट आहे. तसेच ऑफिस 365 मध्ये हे समाविष्ट केले गेले आहेः OneDrive for Business, OneDrive चे क्लाउड मधील दस्तऐवज संग्रहणासाठी व्यावसायिक आवृत्ती ज्यामुळे आपण आपल्या कॉम्प्यूटर किंवा कंपनी सर्व्हरवर संग्रहित केलेल्या फायलींसह समक्रमित करु शकता.

गटांचे परवानग्या आणि उपयोजकांची व्यवस्था

SharePoint Online मधील कागदजत्र सामायिक करण्याच्या परवान्यांची योग्य वांछित वापरकर्ता प्रवेशानुसार उत्कृष्टपणे केली जाते. SharePoint ऑनलाइन साठी परवान्यांची पातळी खालील प्रमाणे आहे:

• अभ्यागत - एका ब्राउझरमध्ये दस्तऐवज पहा
• सदस्य - दस्तऐवज संपादित किंवा योगदान
• मालक - SharePoint ऑनलाइन साइटवर संपूर्ण नियंत्रण परवानगी आहे

अभ्यागतांना दस्तऐवज डाउनलोड करण्यासाठी, परवानग्यामध्ये "वाचणे" प्रवेश असणे आवश्यक आहे.

एक विशिष्ट वापरकर्ता गट किंवा संघ सहयोग स्थापित करण्यासाठी नवीन गट नावे तयार केल्या जाऊ शकतात. "साइट डिझाइनर," "लेखक," आणि "ग्राहक," उदाहरणे आहेत.

आपल्या संस्थेबाहेरील दस्तऐवज सामायिक करणे

बाह्य वापरकर्ते सामान्यत: पुरवठादार, सल्लागार असतात आणि ग्राहक आपल्याला वेळोवेळी दस्तऐवज सामायिक करू इच्छित असतात.

SharePoint ऑनलाइन मालक ज्यांचे पूर्ण नियंत्रण परवानगी असेल त्यांना बाह्य वापरकर्त्यांसह दस्तऐवज सामायिक करणे शक्य होईल. दस्तऐवज सामायिक करण्यासाठी परवानग्या उत्तम व्यवस्थापित करण्यासाठी बाह्य वापरकर्ते आगंतुक किंवा सदस्य वापरकर्ता गटांमध्ये जोडले जाऊ शकतात.

• अतिथी दुवे सामायिक करा SharePoint ऑनलाइन दस्तऐवज लायब्ररीमधून दस्तऐवज पाहण्याकरिता एक अतिथी दुवा ईमेलद्वारे सामायिक केला जाऊ शकतो. दस्तऐवज इतर कोण बरोबर शेअर केले जातील हे धोका कमी करण्यासाठी, बाह्य वापरकर्त्यांना साइन इन करण्याची आवश्यकता आहे. अतिथी दुवे असू शकत नाही हे सुनिश्चित करण्यासाठी या चरणासाठी आपल्याला अभ्यागतांना (किंवा वाचलेल्या प्रवेशासह विना परवानाधारक वापरकर्त्यांना) परवानगी गटात सेट करण्याची आवश्यकता आहे अनामित वापरकर्त्यांनी उघडले
• सदस्यांसह सामायिक करा. आपल्या बाह्य वापरकर्त्यांना Office 365 ची सदस्यता असल्यास किंवा आपल्या साइटचे सदस्य असल्यास, आपण सामायिक केलेल्या कागदजत्रावर प्रवेश करण्यापूर्वी त्यांना साइन इन करण्याची आवश्यकता असू शकता. हे पाऊल आपण सदस्य परवानग्या समूहात त्यांना जोडले गृहीत. मायक्रोसॉफ्ट ऑफिसशिवाय बाह्य वापरकर्ते फाईल डाउनलोड करू शकतात, जोपर्यंत त्यांच्याकडे प्रवेश असेल तोपर्यंत.
• व्यवसायासाठी OneDrive वरून सार्वजनिक दुवा सामायिक करा. आपली सेवा अपग्रेड झाली असेल तर OneDrive हे Office 365 मधील एक दस्तऐवज संचयन क्षेत्र आहे. SharePoint ऑनलाइन दस्तऐवज लायब्ररीमधून वेगळे बाह्य वापरकर्त्यांसह फायली सामायिक करण्यासाठी OneDrive चा सर्वोत्तम वापर केला जातो. एका दस्तऐवज किंवा वेबवरील दुव्याचे पोस्ट म्हणून सार्वजनिकरित्या पहाण्यासाठी-उदाहरणार्थ, दस्तऐवजाची अंतिम आवृत्ती म्हणून विचार केला जाऊ शकतो. आपली SharePoint ऑनलाइन कागदपत्र लायब्ररी स्त्रोत असू शकते, म्हणून आपण OneDrive दोन वेगवेगळ्यांतील फरक ओळखण्यास मदत करु शकता, आपण या मार्गाने OneDrive वापरणे निवडल्यास.

• आपल्या संस्थेत दस्तऐवज सामायिक करणे अंतर्गत वापरकर्ते आपल्या संस्थेत किंवा इतर विभागांमध्ये आहेत विशेषत: आपण गटांमध्ये कार्य करत असला किंवा सहयोग करत आहात किंवा आपण इतरांना ज्ञान किंवा दस्तऐवज आवृत्तीचे वर्तमान स्थिती पाहण्याकरिता एखाद्या इंट्रानेटवर दस्तऐवज पोस्ट करण्यावर अवलंबून वेगवेगळ्या दस्तऐवजांना शेअर करता.
• सदस्यांसह सामायिक करा. SharePoint Online सह Office 365 वापरणे Office वेब अॅप्स वर प्रवेश देते, आपण ऑनलाइन तयार करणे, संपादित करणे आणि सामायिक करणे यासाठी वापरु शकतो असे ब्राउझर-आधारित हल्के सेवा मायक्रोसॉफ्ट ऑफिस असणारे वापरकर्ते आपल्या कॉम्प्युटरमधून फाइल्स समूहाचे शेअर करण्यासाठी SharePoint Online मध्ये संग्रहित केलेल्या फाईल्स समक्रमित करु शकतात. तसेच मायक्रोसॉफ्ट ऑफिस असणा-या वापरकर्त्यांनी फाइल्स आणि फोल्डर्स ऑफलाईनमधून काम करण्यासाठी संगणकास किंवा मोबाईल डिव्हाईसवरून SharePoint Online वरून समन्याय करू शकतात.
• Nonmembers सह सामायिक करा आपल्या संस्थेतील प्रत्येकाला कार्यालय 365 ची सबस्क्रिप्शन नसल्याचे गृहीत धरले जाते, परवानगी गटावर अवलंबून दस्तऐवज सामायिक केले जाऊ शकतात. उदाहरणार्थ, आपल्या संस्थेतील कार्यकारी संघटनांसारख्या गैर-मालकांना मार्केटिंग कागदपत्र लायब्ररीचे मूल्यांकन करणे आवश्यक आहे जेथे शेतामध्ये बाजारबुद्धी किंवा ग्राहक अनुभव घेतले जातात.

• OneDrive मधून सामायिक करा आपण OneDrive पासून अंतर्गत वापरकर्त्यांसह फायली सामायिक करू शकता. आपण SharePoint ऑनलाइन दस्तऐवज लायब्ररीमध्ये कागदजत्र हलवण्याआधी OneDrive एक स्टेजिंग क्षेत्र म्हणून वापरू शकता.