बर्याच कंपन्या मायक्रोसॉफ्ट वर्ड आणि एक्सेलमध्ये काय करता येतील याबद्दल परिचित आहेत, परंतु मायक्रोसॉफ्ट ऍक्सेस काय करु शकते हे समजून घेणे कठीण आहे. डाटाबेस तयार करण्याची आणि त्यांना राखण्याचा प्रयत्न करणे ही संकल्पनांचा अनावश्यक वापर आहे असे दिसते. तथापि, छोट्या व्यवसायासाठी, हा कार्यक्रम बरेच भिन्न फायदे प्रदान करू शकतो, विशेषत: वृद्धिंगत आणि संस्थेचे व्यवस्थापन करण्याच्या बाबतीत.
मायक्रोसॉफ्ट ऍक्सेस एक्सेल किंवा वर्डपेक्षा लहान कंपन्यांना डेटा आणि प्रकल्पांचा मागोवा घेण्यासाठी खूपच मजबूत मार्ग प्रदान करतो. प्रवेश अधिक सामान्यतः वापरल्या जाणाऱ्या Microsoft अॅप्सपेक्षा अधिक वेळ घेऊ शकतात, परंतु ट्रॅकिंग प्रकल्पांसाठी, अर्थसंकल्पामध्ये आणि वाढीसाठी त्यात देखील अधिक मूल्य जोडले आहे. तुलनेत आणि विश्लेषणासाठी एक लहान व्यवसाय चालवण्यासाठी आवश्यक असलेली सर्व माहिती एकाच कार्यक्रमात चालू ठेवली जाते, इतर कोणत्याही प्रोग्रामपेक्षा अहवाल आणि चार्ट्स चालवणे सोपे करते. शिकण्याच्या प्रक्रियेस सोपी करण्यासाठी मायक्रोसॉफ्ट अनेक टेम्प्लेट्स प्रदान करते आणि वापरकर्ते टेम्पलेट्सवर जाताना ते कस्टमाइज करू शकतात. मायक्रोसॉफ्ट अॅक्सेसच्या मूलभूत गोष्टी समजून घेणे, लहान व्यवसायांना त्यांच्या दैनंदिन कामात त्याचे संपूर्ण मूल्य पाहण्यास मदत होऊ शकते.
आपण आधीच स्प्रेडशीट वापरत असल्यास, आपल्या एक्स्प्लस स्प्रेडशीटला प्रवेश डेटाबेसमध्ये रूपांतरित करणे सोपे आहे.
ग्राहक माहिती राखणे
डेटाबेसेस, पत्ते, ऑर्डर माहिती, इनव्हॉइस आणि देयके यासह प्रत्येक क्लायंट किंवा ग्राहकांकरिता व्यवसायांना सर्व आवश्यक माहिती ट्रॅक करण्याची परवानगी देते जोपर्यंत सर्व कर्मचा-यांकडे प्रवेश मिळू शकणार्या नेटवर्कवर डेटाबेस संग्रहित केला जातो, तोपर्यंत वापरकर्ते खात्री करून ठेवू शकतात की माहिती चालू राहते. क्लाएंट माहिती प्रत्येक लहान व्यवसायासाठी गंभीर आहे कारण, डेटाबेस सुरक्षित केला जाऊ शकतो डेटाबेसमध्ये फॉर्म जोडणे लहान व्यवसायांना मदत करते जे सर्व कर्मचारीांकडून सातत्याने डेटा प्रविष्ट केले जातात
जसे की वापरकर्त्यांना प्रोग्रामसह परिचित होतात, अधिक तपशीलवार घटक जोडले जाऊ शकतात, जसे की क्लायंट पत्त्यांवर मॅप करणे. हे कर्मचार्यांना नवीन ग्राहकांसाठी किंवा डिलिवरीसाठी योजना मार्गांचे सत्यापन करु देते. हे व्यवसायांना चलन बनविण्यास आणि ईमेल किंवा नियमित मेल पाठविण्यात सक्षम होऊ शकते आणि चलन कसे दिले आणि केव्हा आणि कसे दिले जाऊ शकते हेदेखील पाहू शकते. प्रवेशामध्ये ग्राहक डेटा अद्यतनित करणे आणि संचयित करणे स्प्रेडशीट किंवा वर्ड डॉक्युमेंटपेक्षा अधिक विश्वासार्ह आहे आणि त्या माहितीचे व्यवस्थापन करण्यास सुव्यवस्थित आहे.
वित्तीय डेटाचा मागोवा घेणे
बर्याच कंपन्या विशेषत: ट्रॅकिंग वित्तपुरवठ्यासाठी सॉफ्टवेअर विकत घेतात, परंतु एका लहान व्यवसायासाठी केवळ अनावश्यक नाही, तर ते अतिरिक्त काम तयार करण्यास प्रवृत्त करते. बीजक तयार करणे आणि त्यांचा मागोवा घेण्याव्यतिरिक्त, सर्व व्यवसायिक खर्च आणि व्यवहार हे समान प्रोग्रामद्वारे रेकॉर्ड केले जाऊ शकतात. Outlook आणि प्रवेशासह संपूर्ण मायक्रोसॉफ्ट ऑफिस सूट असलेल्या कंपन्यांसाठी, आउटलुकमधील पेमेंट स्मरणपत्रांना डेटाबेसशी जोडता येते. जेव्हा स्मरणपत्र पॉप अप होते, वापरकर्ते आवश्यक देयके तयार करू शकतात, प्रवेश डेटा प्रविष्ट करू शकता, त्यानंतर स्मरणपत्र बंद करू शकता.
व्यवसायाची वाढ होते म्हणून अधिक अत्याधुनिक सोफ्टवेअर खरेदी करणे आवश्यक असू शकते, आणि त्या सर्व व्यवसायांना एक फायदा आहे जर त्यांच्या सर्व वित्तीय डेटामध्ये प्रवेश केला असेल. इतर अनेक प्रोग्राम्स ऍक्सेसवरून निर्यात केलेल्या डेटाची सोय करू शकतात, वेळ येतो तेव्हा माहिती स्थलांतर करण्यास सोपे करते.
विपणन आणि विक्रीचे व्यवस्थापन
ऍक्सेस वापरण्याचा सर्वात कमी वापरला परंतु शक्तिशाली मार्गांपैकी एक म्हणजे विपणन आणि विक्री माहितीचे परीक्षण करणे. डेटाबेसमध्ये आधीच अस्तित्वात असलेल्या क्लायंट माहितीसह, ईमेल, फ्लायर, कूपन आणि नियमित पोस्ट पाठविण्यास सोपे आहे ज्यांना विक्री किंवा विशेष ऑफर मध्ये स्वारस्य असू शकते. मार्केटिंग मोहिमेवरुन त्यांचे सध्याचे किती क्लायंट प्रतिसाद देत आहेत याबाबत लहान व्यवसाय त्यांचे परीक्षण करू शकतात.
नवीन ग्राहकांसाठी, एकाच स्थानावरून संपूर्ण मोहिम तयार केल्या जाऊ शकतात आणि परीक्षण केले जाऊ शकतात. यामुळे कर्मचारी आधीच काय पूर्ण झाले आहे हे पाहणे सोपे बनते आणि काय केले जावे किंवा अप्सराचे अनुसरण करणे आवश्यक आहे
ट्रॅकिंग उत्पादन आणि इन्व्हेंटरी
क्लायंट ट्रॅकिंगप्रमाणे, इन्व्हेंटरी, संसाधनांवरील डेटाचा मागोवा ठेवण्यात आणि कोणत्याही व्यवसायासाठी स्टॉक महत्वाचा आहे. प्रवेश गोदामांमध्ये शिपमेंट्सवर डेटा भरणे सोपे करते आणि जेव्हा एखाद्या विशिष्ट उत्पादनासाठी अधिक वेळ द्यावा लागतो विशेषतः उत्पादकांसाठी आवश्यक आहे जे उत्पादनास पूर्ण करण्यासाठी विविध संसाधनांची आवश्यकता असते, जसे विमान भाग किंवा सक्रिय फार्मास्युटिकल घटक.
जरी सेवा उद्योगांना यादी ठेवावी लागते, आणि त्या सर्व माहिती एकाच ठिकाणी केल्याने हे पाहणे सोपे आहे की कोणत्या संगणकाने कोणत्या कर्मचार्याला नियुक्त केले आहे किंवा कार्यालयीन उपकरणे सुधारीत करण्याची आवश्यकता आहे हे ठरविणे सोपे होते. ट्रॅकिंग वाहने, मोबाईल डिव्हाइसेस, सिरीयल क्रमांक, नोंदणी माहिती, वापरकर्ता नोंदी किंवा हार्डवेअर लाइफ स्पेन्स, लहान व्यवसाय त्यांच्या हार्डवेअरचा अधिक सहजतेने ट्रॅक ठेवण्यात सक्षम असतील.
हार्डवेअरच्या पलीकडे, व्यवसायासाठी सॉफ्टवेअर ट्रॅक करण्यात सक्षम असणे आवश्यक आहे. नोंदणीपासून आणि संगणकास संख्या ही सॉफ्टवेअरचा वापर माहिती आणि युजरला देत आहे, त्यामुळे व्यवसायांना त्यांच्या सध्याच्या कॉन्फिगरेशनची माहिती त्वरीत व अचूक ठेवता येणे आवश्यक आहे. Windows XP साठी अलीकडेच समर्थन समाप्त झाल्याने व्यवसाय संगणक आणि डिव्हाइसेसवर काय सॉफ्टवेअर आणि ऑपरेटिंग सिस्टम हे जाणून घेणे महत्त्वाचे का याचे एक निश्चित स्मरणपत्र म्हणून कार्य करते.
चालू अहवाल आणि विश्लेषणे
ऍक्सेसचा कदाचित सर्वात बलवान पैलू म्हणजे सर्व डेटावरून अहवाल आणि चार्ट निर्माण करण्यासाठी वापरकर्त्याची क्षमता. विविध डाटाबेसमध्ये साठवलेल्या सर्व गोष्टींचे संकलन करण्यात सक्षम असणे म्हणजे मायक्रोसॉफ्टला लहान व्यवसायांसाठी पॉवर हाऊस मिळवणे. वापरकर्ता त्वरीत उत्पन्न करणारी एक रिपोर्ट तयार करू शकतो जी वर्तमान किंमतीशी संबंधित संसाधनांचा खर्च यांची तुलना करते, आगामी चार्टिंग मोहिमेसाठी किती स्टॉक आहे हे दर्शविणारा चार्ट तयार करतो किंवा क्लायंटना पैसे देण्याच्या मागे आहेत हे ओळखणारी एक विश्लेषण चालवता येते. प्रश्नांबद्दल थोडे जास्तीत जास्त ज्ञानामुळे, लहान व्यवसायी ते डेटा कशी पाहू शकतात यावर नियंत्रण ठेवू शकतात.
आणखी महत्वाचे म्हणजे, मायक्रोसॉफ्ट अॅक्सेस इतर मायक्रोसॉफ्ट उत्पादनांमध्ये बसू शकतो. लघु व्यवसाय एक अहवालाचे पुनरावलोकन करू शकतात, ग्राहक डेटा पाहू शकतात आणि Word मधील चलन व्युत्पन्न करू शकतात. मेल मर्ज नियमित पोस्ट अक्षरे तयार करू शकतात जेव्हा वापरकर्ता एकाच वेळी Outlook मध्ये ईमेल तयार करतो. डेटावर अधिक तपशीलवार तपशील पाहण्यासाठी Excel ला निर्यात केला जाऊ शकतो आणि प्रस्तुतीसाठी त्यास PowerPoint वर पाठविले जाऊ शकते. इतर सर्व मायक्रोसॉफ्टच्या उत्पादनांमधील एकत्रीकरण हे सर्व व्यवसाय माहिती केंद्रीकरणासाठी वापरण्याचा सर्वोत्तम वापर आहे.