स्प्रेडशीटमध्ये डेटा फिल्टर करणे म्हणजे अशी परिस्थिती निर्धारित करणे जेणेकरुन केवळ विशिष्ट डेटा प्रदर्शित होईल. एका मोठ्या डेटासेट किंवा डेटाच्या टेबलमधील विशिष्ट माहितीवर लक्ष केंद्रित करणे सोपे करण्यासाठी हे केले जाते. फिल्टरिंग डेटा काढून टाकत नाही किंवा सुधारित करत नाही; तो केवळ सक्रिय Excel वर्कशीटमध्ये कोणत्या पंक्ती किंवा स्तंभ दिसतो ते बदलते.
डेटा अभिलेख फिल्टर करत आहे
फिल्टर्स वर्कशीटमध्ये रेकॉर्ड किंवा डेटाच्या पंक्तीसह काम करतात. सेट केलेल्या अटी रेकॉर्डच्या एक किंवा अधिक फील्डशी तुलना केल्या जातात. अटी पूर्ण झाल्या तर, रेकॉर्ड प्रदर्शित केले जाते. जर अटींची पूर्तता केली नाही, तर रेकॉर्डचे फिल्टर केले गेले आहे जेणेकरून तो डेटा रेकॉर्डच्या उर्वरीत प्रदर्शित होणार नाही.
डेटाचे फिल्टरिंग दोन वेगवेगळ्या पध्दतींचे अनुसरण करते - फिल्टर केल्याने डेटाच्या प्रकारानुसार-अंकीय किंवा मजकूर डेटा.
अंकीय डेटाचे फिल्टरिंग
अंकीय डेटा यावर आधारित फिल्टर केला जाऊ शकतो:
- डेटा एक विशिष्ट संख्या समान आहे का
- डेटा विशिष्ट संख्येपेक्षा जास्त किंवा कमी आहे का
- डेटा संपूर्ण डेटाच्या सरासरी मूल्यापेक्षा वर किंवा खाली आहे
मजकूर डेटा फिल्टर करणे
मजकूर डेटा यावर आधारित फिल्टर केला जाऊ शकतो:
- डेटा विशिष्ट शब्दांशी जुळत असल्यास
- डेटा एक किंवा अधिक अक्षरे असणारी शब्द आहेत की नाही हे
- डेटा एक शब्द आहे जे वर्णमालेतील एका विशिष्ट अक्षराने सुरु होणारे किंवा समाप्त होते
फिल्टर नोंदी कॉपी करणे
तात्पुरते रेकॉर्ड लपविण्याव्यतिरिक्त, एक्सेल आपल्याला इच्छित डेटा वर्कशीटच्या वेगळ्या भागावर कॉपी करण्यासाठी पर्याय देतो. बर्याचदा ही प्रक्रिया पूर्ण केली जाते जेव्हा फिल्टर केलेल्या सूचीची एक कायमची कॉपी व्यवसाय आवश्यकता काही प्रमाणात पूर्ण करते.
फिल्टरिंगसाठी सर्वोत्तम कार्यप्रदर्शने
फिल्टर केलेल्या डेटासह काम करण्यासाठी सर्वोत्तम-सराव मार्गदर्शक तत्त्वांचे पालन करून स्वतःला काही त्रास टाळा:
- त्यासाठी चांगली कारण असल्याशिवाय, सक्रिय फिल्टरसह शेअर्ड स्प्रेडशीट दाढी करू नका. फाईल फिल्टर केल्याचे इतर वापरकर्त्यांना हे लक्षात येणार नाही.
- जरी आपण एकाच वेळी अनेक स्तंभांवर फिल्टर करू शकता, तरी हे फिल्टर मिश्रित नाहीत, विशेषतः नाही. दुसर्या शब्दांत सांगायचे तर, कॅलिफोर्निया राज्यातील प्रत्येकजण दर्शविण्यासाठी एक संपर्क सूची फिल्टर करणे आणि जे वयाच्या 60 वर्षांपेक्षा वयस्कर आहेत ते आपल्याला कॅलिफोर्निया मध्ये 60 पेक्षा अधिक लोक असलेल्या प्रत्येकाला देईल असा फिल्टर आपल्याला 60 वर्षांच्या किंवा कॅलिफोर्नियातील लोकांना दर्शवणार नाही
- कॉम्पलेक्स मजकूर फिल्टर कार्य करते तसेच अंतर्निहित डेटास अनुमती देईल. "गबाळ" डेटा चुकीचा किंवा चुकीचा असू शकेल असे फिल्टर केलेले परिणाम करेल उदाहरणार्थ, इलिनॉयमध्ये राहणा-या लोकांसाठी फिल्टर करणे "आयएल" मध्ये राहणा-या लोकांना "इलिनॉय" किंवा "इलनोइज" मध्ये राहणार नाही.
- फिल्टर केलेल्या डेटाचे वर्गीकरण करताना खबरदारी घ्या. आंशिकरित्या फिल्टर केलेल्या डेटाचे वर्गीकरण केल्याने डेटा फाईलचे पुनर्रचना होईल-एक परिस्थिती सहसा सर्वोत्तम टाळली जाते. आपण एका फिल्टर केलेल्या डेटासेटची क्रमवारी लावल्यास, एक नवीन कार्यपत्रकावर फिल्टर केलेल्या डेटाची प्रतिलिपी करा आणि नंतर क्रमवारी लावा.