एस क्यू एल सर्व्हर आणि मायक्रोसॉफ्ट अॅक्सेस सारख्या रिलेशंसल डाटाबेस प्रोग्राम्सची डेटा व्यवस्थापन क्षमता एक्सेलमध्ये नाही. तथापि, हे काय करू शकते, एक साधे किंवा फ्लॅट-फाईल डेटाबेस म्हणून कार्य करते जे अनेक परिस्थितींमध्ये डेटा व्यवस्थापन आवश्यकता भरते.
एक्सेलमध्ये वर्कशीटच्या पंक्ती आणि कॉलम्स वापरून डेटा टेबलमध्ये आयोजित केला जातो. कार्यक्रमाच्या अधिक अलिकडील आवृत्त्यांमध्ये एक सारणी वैशिष्ट्य आहे , जे डेटा प्रविष्ट करणे, संपादित करणे आणि कुशलतेने हाताळण्यास सोपे करते.
प्रत्येक विषयाचा डेटा किंवा एखाद्या विषयाबद्दल माहिती - जसे की एक भाग क्रमांक किंवा व्यक्तीचा पत्ता - वेगळ्या वर्कशीट सेल मध्ये संग्रहित केला जातो आणि त्यास क्षेत्र म्हणून संबोधले जाते.
डेटाबेस अटी: Excel मध्ये टेबल, रेकॉर्ड आणि फील्ड
डेटाबेस म्हणजे एक संगठित फॅशनमध्ये एक किंवा अधिक संगणक फायलींमध्ये संचयित केलेल्या संबंधित माहितीचा संग्रह.
सामान्यपणे माहिती किंवा डेटा सारणीमध्ये आयोजित केला जातो. एक्सेल सारखा एक साधा किंवा फ्लॅट-फाईल डेटाबेस एका टेबलवर एका विषयाबद्दल सर्व माहिती ठेवते.
परस्परसंबंधित डेटाबेस, दुसरीकडे, वेगवेगळ्या परंतु संबंधित, विषयांबद्दल माहिती असलेल्या प्रत्येक सारणीसह अनेक सारण्यांचा समावेश असतो.
सारणीतील माहिती अशा प्रकारे आयोजित केली जाते जी ती सहजपणे होऊ शकते:
- अद्यतनित केले
- क्रमवारी लावली
- दुरुस्त
- विशिष्ट माहितीसाठी फिल्टर केलेले किंवा शोधले
रेकॉर्ड
डेटाबेस परिभाषामध्ये, एखाद्या विशिष्ट वस्तूविषयीची सर्व माहिती किंवा डेटा ठेवलेला असतो जो डेटाबेसमध्ये प्रविष्ट केला गेला आहे.
एक्सेलमध्ये, नोंद साधारणपणे वर्कशीट पंक्ती मध्ये पंक्तीच्या प्रत्येक सेलसह माहिती किंवा मूल्य असलेली एक बाब असते.
फील्ड
डेटाबेस रेकॉर्डमधील माहितीचे प्रत्येक आयटम - जसे की टेलिफोन नंबर किंवा गल्ली नंबर - यास फील्ड म्हणून संदर्भित केले जाते.
एक्सेलमध्ये वर्कशीटची स्वतंत्र सेल्स फील्ड म्हणून काम करतात कारण प्रत्येक सेलमध्ये ऑब्जेक्ट बद्दल माहितीचा एकच भाग असतो.
फील्ड नावे
हे एक महत्वाचे आहे की डेटा एका संगठनाच्या फॅशनमध्ये एका डेटाबेसमध्ये प्रविष्ट केला जाऊ शकतो जेणेकरून विशिष्ट माहिती शोधण्यासाठी ती क्रमवारी लावली जाऊ शकते किंवा फिल्टर केली जाऊ शकते.
हे सुनिश्चित करण्यासाठी की प्रत्येक रेकॉर्डसाठी समान क्रमाने डेटा प्रविष्ट केला जातो, शीर्षके एका टेबलच्या प्रत्येक स्तंभामध्ये जोडल्या जातात. या स्तंभाच्या शीर्षकास फील्ड नाव म्हणून संबोधले जाते.
Excel मध्ये, सारणीच्या शीर्ष पंक्तीमध्ये टेबलसाठी क्षेत्र नावे आहेत. या पंक्तीस सहसा शीर्षलेख पंक्ती म्हणून संबोधले जाते
उदाहरण
उपरोक्त प्रतिमेत, एका विद्यार्थ्यासाठी एकत्रित केलेली सर्व माहिती एका व्यक्तिगत पंक्तीत किंवा टेबलमध्ये रेकॉर्ड केली जाते. प्रत्येक विद्यार्थ्याने कितीही किंवा किती थोड्या प्रमाणात माहिती गोळा केली असली तरीही टेबलमध्ये एक स्वतंत्र पंक्ति आहे.
एका ओळीतील प्रत्येक सेल त्या क्षेत्रातील एक भाग असतो. हेडर पंक्तीमधील क्षेत्रांची नावे एका विशिष्ट विषयावरील सर्व डेटा, जसे की नाव किंवा वय, सर्व विद्यार्थ्यांसाठी एकाच स्तंभामध्ये ठेवून आयोजित केलेल्या डेटाचे संरक्षण करण्यात मदत करते.
एक्सेल चे डेटा टूल्स
मायक्रोसॉफ्ट एक्सेल टेबलमध्ये साठवलेल्या मोठ्या प्रमाणात डेटासह काम करणे सोपे करण्यासाठी आणि त्यास चांगल्या स्थितीत ठेवणे यासाठी अनेक डेटा साधनांचा समावेश केला आहे.
एक फॉर्म रिकॉर्ड्स वापरणे
वैयक्तिक साधनांसह कार्य करणे सोपे करते अशा एक साधन म्हणजे डेटा फॉर्म. 32 फील्ड्स किंवा कॉलम्स पर्यंत असलेल्या टेबल्समधील रेकॉर्ड शोधण्यासाठी, संपादित करण्यासाठी, प्रविष्ट करण्यासाठी किंवा हटविण्यासाठी एक फॉर्म वापरला जाऊ शकतो.
डीफॉल्ट फॉर्ममध्ये ते टेबलमधील व्यवस्थित क्रमवारीत फील्ड नावांची सूची समाविष्ट करतात, हे सुनिश्चित करण्यासाठी की रेकॉर्ड योग्यरित्या प्रविष्ट केले आहेत. डेटाच्या प्रत्येक क्षेत्रामध्ये प्रवेश करण्यासाठी किंवा संपादित करण्यासाठी प्रत्येक फील्डचे नाव मजकूर बॉक्स आहे.
सानुकूल फॉर्म तयार करणे शक्य आहे, तर डीफॉल्ट फॉर्म तयार करणे आणि वापर करणे खूप सोपे आहे आणि बहुतेक सर्व आवश्यक आहे.
डुप्लिकेट डेटा रिक्रॉर्ड्स काढा
सर्व डेटाबेसमधील एक सामान्य समस्या म्हणजे डेटा त्रुटी. डेटा सारणीचा आकार वाढत असल्याने सोपे शब्दलेखन त्रुटी किंवा डेटा गहाळ फील्ड व्यतिरिक्त, डेटा रेकॉर्ड डुप्लिकेट एक प्रमुख चिंता असू शकते.
एक्सेल डेटा टूल्सपैकी एक हे डुप्लिकेट रेकॉर्ड काढण्यासाठी वापरले जाऊ शकते - एकतर अचूक किंवा आंशिक डुप्लिकेट.
क्रमवारीत डेटा
क्रमवारी म्हणजे एखाद्या विशिष्ट मालमत्तेनुसार डेटाचे पुनर्रचना करणे, जसे की आडनावाने क्रमवारी लावलेले सारणी किंवा कालक्रमानुसार सर्वात जुने ते सर्वात लहान असे टेबल.
Excel चे सॉर्ट पर्यायामध्ये एक किंवा अधिक फिल्ड्समध्ये वर्गीकरण, कस्टम सॉर्टिंग, जसे की तारीख किंवा वेळ, आणि पंक्तिंनी क्रमवारी लावणे ज्यामुळे टेबलमधील फील्ड पुनर्क्रमित करणे शक्य होते.