02 पैकी 01
Excel मध्ये डुप्लिकेट डेटा रिकॉर्ड्स काढा
Excel सारख्या स्प्रेडशीट प्रोग्राम्सचा वापर भाग मालिका, विक्री रेकॉर्ड आणि मेलिंग सूची यासारख्या गोष्टींसाठी डेटाबेसेस म्हणून केला जातो.
एक्सेल मध्ये डेटाबेस सामान्यत: नोंदी म्हणतात डेटा ओळी मध्ये आयोजित केले जातात डेटा सारणी बनलेली आहेत.
एका रेकॉर्डमध्ये, प्रत्येक सेलमधील डेटा किंवा पंक्तितील फील्ड संबंधित आहे - जसे की कंपनीचे नाव, पत्ता आणि फोन नंबर.
एक सामान्य समस्या जे आकारात डेटाबेस वाढते त्याचप्रमाणे डुप्लिकेट रेकॉर्ड किंवा डेटाच्या ओळी असतात.
हे दुरूस्ती उद्भवू शकते जर:
- संपूर्ण रेकॉर्ड एकापेक्षा जास्त वेळा डेटाबेसमध्ये प्रविष्ट केले गेले ज्यामुळे दोन किंवा अधिक एकसारखे रेकॉर्ड झाले
- एकाधिक रेकॉर्डमध्ये एक किंवा अधिक फील्ड आहेत - जसे की नाव आणि पत्ता - समान डेटा असणे.
एकतर मार्ग, डुप्लिकेट रेकॉर्डमुळे संपूर्ण होस्ट समस्या निर्माण होऊ शकतात - जसे की कागदजत्राची कागदपत्र एकाच व्यक्तीस पाठविणे जेव्हा मेल मर्जमध्ये डेटाबेसची माहिती वापरली जाते - म्हणजे नियमितपणे डुप्लिकेट रेकॉर्ड्स स्कॅन करणे आणि काढून टाकणे ही एक चांगली कल्पना आहे आधार
आणि वरीलपैकी एकासारख्या लहान नमुन्यातील डुप्लिकेट रेकॉर्ड निवडणे सोपे असताना डेटा टेबल्समध्ये शतक सहजपणे समाविष्ट होऊ शकतात जर हजारो रेकॉर्डमुळे डुप्लिकेट रेकॉर्ड निवडणे फारच अवघड होते- विशेषत: अंशतः जुळणारे रेकॉर्ड्स.
हे कार्य साध्य करणे सोपे करण्यासाठी, एक्सेल मध्ये एक अंगभूत डेटा साधन आहे, आश्चर्याची गोष्ट नाही, डुप्लीकेट काढून टाका , जे एकसारखे आणि आंशिक जुळणारे रेकॉर्ड शोधण्यासाठी तसेच काढण्यासाठी वापरले जाऊ शकते.
तथापि, डुप्लिकेट काढून टाका टूलची पद्धत, एकसारखे आणि अंशतः जुळणार्या रेकॉर्डसह स्वतंत्रपणे हाताळले जाणे आवश्यक आहे.
याचे कारण हे काढा डुप्लिकेट्स डायलॉग बॉक्स निवडलेल्या डेटा टेबलसाठी फील्ड नाव प्रदर्शित करते आणि जुळणारे रेकॉर्ड शोधण्यासाठी आपण कोणते फील्ड निवडता ते निवडा:
- एकसारख्या नोंदीसाठी, सर्व फील्ड शोधा - सर्व स्तंभ किंवा क्षेत्राच्या नामापुढील चेक चेक चिन्ह;
- अंशतः जुळणा-या रेकॉर्डसाठी - फक्त त्या फील्डशी जुळणारे चेक मार्क तपासा.
फील्ड नावे स्तंभ अक्षरे वि
नमूद केल्याप्रमाणे, डुप्लिकेट काढून टाका साधनामध्ये एक संवाद बॉक्स असतो जिथे आपण इच्छित फील्ड किंवा स्तंभ नावांची निवड करुन कोणत्या फील्ड शोधण्यासाठी आहे ते निवडा.
डायलॉग बॉक्स दाखवतो त्या माहिती - फील्ड नावे किंवा कॉलम अक्षरे - वरील डेटामध्ये जसे दिसत आहे त्याप्रमाणे आपल्या डेटामध्ये शीर्षकाच्या शीर्षस्थानी - किंवा हेडर्स - डेटा सारणीच्या शीर्षस्थानी यावर आधारित आहे.
जर ते केले तर - डायलॉग बॉक्सच्या उजव्या हाताच्या बाजूचे पर्याय - माझ्या डेटावर हेडर्स आहेत - चेक केलेले आहे आणि एक्सेल या ओळीतील नावे डायलॉग बॉक्समधील फिल्डच्या नावानुसार दाखवेल.
आपल्या डेटामध्ये शीर्षलेख पंक्ती नसेल तर, डायलॉग बॉक्स डेटाच्या निवडलेल्या सीरीतील संवाद बॉक्समधील योग्य स्तंभ अक्षरे प्रदर्शित करेल.
डेटाची संदिग्ध रेंज
काढा डुप्लीकेट्स साधनास योग्यरित्या कार्य करण्यासाठी, डेटा सारणी डेटाची एक जवळची श्रेणी असणे आवश्यक आहे - त्यात कोणत्याही रिक्त पंक्ती, स्तंभ नसणे आणि, शक्य असल्यास, सारणीमध्ये असलेल्या कोणत्याही रिक्त सेल नसतात.
डेटा सारणीमध्ये रिक्त स्थान नसणे हे एक उत्तम सराव आहे जेव्हा सामान्यपणे डेटा व्यवस्थापन येतो आणि फक्त डुप्लिकेट डेटा शोधताना नाही. एक्सेलचे इतर डेटा टूल्स - जसे की सॉर्टिंग आणि फिल्टरिंग - डेटा टेबल डेटाच्या एक जवळची श्रेणी असते तेव्हा उत्तम काम करते.
डुप्लिकेट डाटा रिकॉर्ड्स काढा
उपरोक्त प्रतिमेत, डेटा टेबलमध्ये ए. थॉम्प्सन आणि आर होल्टसाठी दोन अंशतः जुळणा-या रेकॉर्ड असतात - जिथे सर्व फील्ड विद्यार्थी संख्या वगळता जुळतात.
तपशील डुप्लिकेट डेटा साधन कसे वापरावे याबद्दल तपशील खाली सूचीबद्ध केले आहे:
- ए. थॉम्पसनसाठीचे दोन समान रेकॉर्ड काढा.
- आर हॉल्टसाठीचे दुसरे अंशतः जुळणारे रेकॉर्ड काढा.
डुप्लिकेट काढून टाका बॉक्स उघडणे
- नमूना डेटाबेसमध्ये असलेल्या कोणत्याही सेलवर क्लिक करा.
- रिबनवर डेटा टॅब क्लिक करा.
- डेटा टेबलमधील सर्व डेटा हायलाइट करण्यासाठी आणि डुप्लीकेट काढून टाका संवाद बॉक्स उघडण्यासाठी डुप्लिकेट काढा काढावर क्लिक करा.
- काढा डुप्लीकेटस डायलॉग बॉक्स आपल्या डेटा नमुनामधून सर्व कॉलम हेडिंग्स किंवा फील्ड नावे प्रदर्शित करतो
- फील्ड नावांपूर्वी चेक मार्क असे दर्शवितात की एक्सेल एक्स्टेबलला डुप्लिकेट रेकॉर्ड्स शोधताना जुळवण्याचा प्रयत्न करेल
- डीफॉल्टनुसार, जेव्हा डायलॉग बॉक्स उघडेल तेव्हा सर्व फील्डचे नाव तपासले जाईल
समान अभिलेख शोधणे
- आपण या उदाहरणात संपूर्ण एकसारखे रेकॉर्ड शोधत असल्यामुळे आम्ही तपासलेल्या सर्व स्तंभ शीर्षके सोडून देऊ
- ओके क्लिक करा
या ठिकाणी खालील परिणाम पाहिले पाहिजेत:
- डायलॉग बॉक्सने संदेश बंद करुन बंद करणे आवश्यक आहे: 1 डुप्लिकेट मूल्ये आढळली आणि काढली; 7 अद्वितीय मूल्ये राहू शकतात
- ड्युप्लिकेट असलेली पंक्ती डेटाबेसवरुन थॉम्पसन रेकॉर्ड काढली जाईल
- जरी आर हॉल्टसाठी दोन आंशिक जुळणारे रेकॉर्ड असले तरीही, सर्व फील्ड जुळत नसल्यामुळे - दोन रेकॉर्डसाठी विद्यार्थी संख्या भिन्न आहे - Excel हे एक अनन्य डेटा रेकॉर्ड मानले जाते
02 पैकी 02
काढा डुप्लीकेटसह अंशतः जुळविलेल्या नोंदी शोधा आणि काढा
एका वेळी एक फील्ड तपासत आहे
एक्सेल केवळ डेटा रेकॉर्ड निवडतो जे डेटाच्या निवडक क्षेत्रांशी जुळतात, त्यामुळे अंशतः जुळणारे सर्व डेटा रेकॉर्ड शोधण्याचे सर्वात उत्तम मार्ग म्हणजे एकाच वेळी फक्त एकाच फील्डसाठी चेकमार्क काढणे, जसे की खालील चरणांमध्ये केले आहे
रेकॉर्ड, नाव, वय किंवा कार्यक्रम वगळता सर्व क्षेत्रांमध्ये जुळणार्या रेकॉर्डसाठी नंतरच्या शोधांमुळे अंशतः जुळणार्या रेकॉर्डसाठी सर्व शक्य जोडण्या काढल्या जातील.
अंशतः जुळणारे रेकॉर्ड शोधणे
- आवश्यक असल्यास डेटा सारणीतील डेटा असलेल्या कोणत्याही सेलवर क्लिक करा
- रिबनवर डेटा टॅब क्लिक करा.
- डेटा टेबलमधील सर्व डेटा हायलाइट करण्यासाठी आणि डुप्लीकेट काढून टाका संवाद बॉक्स उघडण्यासाठी डुप्लिकेट काढा काढावर क्लिक करा.
- डेटा सारणीसाठी सर्व फील्ड नावे किंवा स्तंभ शीर्षके निवडली जातात.
- प्रत्येक फील्डमध्ये जुळणी नसलेले रेकॉर्ड शोधणे आणि काढण्यासाठी, त्या फील्डच्या नावांपेक्षा चेकमार्क काढून टाका जे Excel ला दुर्लक्ष करते.
- या उदाहरणासाठी धनादेशाची चिन्हे काढण्यासाठी विद्यार्थी आयडी कॉलम हेडिंगच्या बाजूला असलेल्या चेकबॉक्सवर क्लिक करा.
- एक्सेल आता फक्त अंतिम नाव , आरंभिक , आणि कार्यक्रम क्षेत्रामध्ये डेटाशी जुळणारे रेकॉर्ड शोधेल आणि काढेल.
- ओके क्लिक करा
- डायलॉग बॉक्सने संदेश बंद करुन बंद करणे आवश्यक आहे: 1 डुप्लिकेट मूल्ये आढळली आणि काढली; 6 अद्वितीय मूल्ये राहू शकतात.
- ST348-252 च्या विद्यार्थी आयडीसह आर होल्टचे दुसरे रेकॉर्ड असलेली पंक्ती डेटाबेस मधून काढून टाकली जातील.
- संदेश बॉक्स बंद करण्यासाठी ओके क्लिक करा
या टप्प्यावर, डेटा डेटा सारणी सर्व डुप्लिकेट डेटापासून मुक्त असावी.