Microsoft च्या मेल मर्ज सुविधा आपल्याला समान दस्तऐवजास प्राप्तकर्त्यांच्या मोठ्या संख्येसह थोडा बदल सह पाठविण्याची परवानगी देते "मर्ज" या शब्दावरून एक दस्तऐवज (उदाहरणार्थ, एक अक्षर, उदाहरणार्थ) स्प्रेडशीट सारख्या डेटा स्त्रोत दस्तऐवजामध्ये विलीन केला जातो.
वर्ड च्या मेल मर्ज सुविधा एक्सेल मधील डेटासह अखंडपणे काम करते. जरी शब्द आपल्याला स्वत: चे डेटा स्त्रोत तयार करण्यास परवानगी देतो, तर हा डेटा वापरण्यासाठी पर्याय मर्यादित आहेत. पुढे, जर तुमच्याकडे आधीच स्प्रेडशीटमध्ये डेटा असेल तर ते सर्व माहिती शब्दांच्या डेटा स्त्रोतामध्ये पुन्हा टाईप करण्यासाठी जास्त अर्थ देत नाही.
मेल मर्जसाठी आपला डेटा तयार करीत आहे
तात्त्विकदृष्टया, आपण कोणत्याही विशेष कार्यप्रणालीशिवाय वर्ड मेल मर्ज फंक्शनमध्ये कोणत्याही एक्सेल वर्कशीट वापरू शकता. तथापि, हे सुचविले जाते की आपण आपली कार्यपत्रक मेल मर्ज प्रक्रिया अनुकूल करण्यास काही वेळ घालवून घ्या.
हे दिशानिर्देश काही दिशानिर्देश आहेत जे मेल मर्ज प्रक्रिया अधिक सहजतेने जाण्यास मदत करेल.
आपले स्प्रेडशीट डेटा संयोजित करा
स्पष्टपणे नमूद केल्याच्या जोखमीवर, आपला डेटा पंक्ती आणि स्तंभांमध्ये सुबकपणे आयोजित केला जावा. प्रत्येक पंक्तीचा एक रेकॉर्ड आणि प्रत्येक स्तंभाचा आपल्या डॉक्युमेंट्समध्ये समाविष्ट करण्याचा एक फील्ड म्हणून विचार करा. (जर आपल्याला रीफ्रेशरची आवश्यकता असेल तर एक्सेल डेटा-एन्ट्री ट्युटोरियल तपासा.)
शीर्षलेख पंक्ति तयार करा
पत्र मर्जसाठी वापरायचे असलेल्या शीटसाठी हेडर पंक्ती तयार करा. शीर्षलेख पंक्ती अशी ओळ असलेली लेबल्स आहेत जी खालील सेलमधील डेटा ओळखतात. डेटा आणि लेबल्स यांच्यात फरक करण्यासाठी एक्सेल हे काहीवेळा ठळकपणे होऊ शकते, त्यामुळे हेडर पंक्तीसाठी अद्वितीय असलेल्या बोल्ड मजकूर, सेल बॉर्डर आणि सेल शेडिंगद्वारे हे स्पष्ट करा. हे सुनिश्चित करेल की एक्सेल हे आपल्या उर्वरित डेटावरून भेद करते.
नंतर जेव्हा आपण मुख्य दस्तऐवजाने डेटा विलीन करत असता तेव्हा लेबले विलीन फील्डची नावे म्हणून दिसतील, म्हणून आपण आपल्या दस्तऐवजात कोणते डेटा समाविष्ट करीत आहात याबद्दल कोणतीही गोंधळ होणार नाही. याव्यतिरिक्त, आपल्या कॉलम्सवर लेबल करणे ही एक चांगली पद्धत आहे, कारण ती वापरकर्ता त्रुटी टाळण्यास मदत करते.
एका पत्रकावर सर्व डेटा ठेवा
मेल मर्ज करण्यासाठी आपण वापरत असलेले डेटा एका शीटवर असणे आवश्यक आहे हे एकाधिक पत्रकात पसरले असल्यास आपल्याला पत्रक एकत्रित करणे किंवा एकाधिक मेल विलीनीकरण करण्याची आवश्यकता असेल. तसेच, हे सुनिश्चित करा की पत्रक स्पष्टपणे नावाने देण्यात आले आहेत , कारण हे पत्रक आपण पहात न वापरता ते निवडण्यासाठी सक्षम असणे आवश्यक आहे.
मेल मर्जमधील डेटा स्त्रोत संबद्ध करणे
मेल मर्ज प्रक्रियेतील पुढील पायरी म्हणजे आपले वर्ड डॉक्युमेंटसह तयार केलेली एक्सेल स्प्रेडशीट.
- मेल मर्ज टूलबारवर, उघडा डेटा स्त्रोत बटण क्लिक करा.
- डेटा स्त्रोत निवडा संवाद बॉक्समध्ये, आपण आपल्या एक्सेल कार्यपुस्तिका शोधत नाही तोपर्यंत फोल्डरमध्ये नेव्हिगेट करा. आपण आपली एक्सेल फाइल शोधण्यास असमर्थ असल्यास, "सर्व फाईल्स स्त्रोत" निवडलेल्या ड्रॉपडाउन मेनूमध्ये "फाइल प्रकारचे फाइल्स" असे निश्चित केले आहे.
- आपल्या स्त्रोत एक्सेल सोर्स फाइलवर डबल-क्लिक करा किंवा ते निवडा आणि ओपन क्लिक करा.
- टेबल सिलेक्ट करा डायलॉग बॉक्स मध्ये, Excel शीट निवडा जिच्यामध्ये आपण आपल्या दस्तऐवजासह विलीन करू इच्छित डेटा आहे.
- "डेटाच्या प्रथम ओळीमध्ये स्तंभ शीर्षलेखांचा समावेश आहे" हे चेकबॉक्स् असल्याचे निश्चित करा.
- ओके क्लिक करा
आता डेटा स्रोत मुख्य दस्तऐवजाशी संबंधित आहे, आपण मजकूर प्रविष्ट करणे आणि / किंवा आपले Word दस्तऐवज संपादित करणे सुरू करू शकता. आपण Excel मध्ये आपल्या डेटा स्रोतामध्ये बदल करू शकत नाही; आपण डेटामध्ये बदल करण्याची आवश्यकता असल्यास, आपण Excel मधील डेटा स्रोत उघडण्यापूर्वी आपण मुख्य दस्तऐवजात मुख्य माहिती बंद करणे आवश्यक आहे.
आपल्या दस्तऐवजात मर्ज फील्ड समाविष्ट करणे या चरणांचे अनुसरण करून सुलभ आहे:
- मेल मर्ज टूलबारवरील फील्ड मर्ज करा समाविष्ट करा बटण क्लिक करा . मर्ज फील्ड समाविष्ट करा संवाद बॉक्स दिसेल.
- सूचीमधून आपण समाविष्ट करू इच्छित असलेल्या फील्डचे नाव हायलाइट करा आणि समाविष्ट करा क्लिक करा.
- अधिक क्षेत्रे घालण्याची परवानगी देऊन बॉक्स खुले राहील. जर आपण एकापाठोपाठ एकापेक्षा अधिक फील्ड निविष्ट करता, तर शब्द आपोआप आपल्या डॉक्युमेंटमधील शेतांमधली जागा वाढवू शकणार नाही; आपण डायलॉग बॉक्स बंद केल्यानंतर आपण हे केले पाहिजे. आपल्या डॉक्युमेंटमध्ये आपल्याला डबल बाणांनी व्यापलेले फील्ड नाव दिसेल.
- आपण पूर्ण केल्यावर, बंद करा क्लिक करा .
पत्ता ब्लॉक्स आणि ग्रीटिंग्ज समाविष्ट करणे- काळजीपूर्वक वापरा
Microsoft ने नुकतीच मेल मर्ज सुविधा जोडली जी आपल्याला पत्ता अवरोध आणि शुटिंग रेषा घालण्यासाठी परवानगी देते. टूलबारवरील संबंधित बटण क्लिक करून, शब्द आपल्याला एकाचवेळी कित्येक फील्ड अंतर्भूत करण्याची अनुमती देईल, सामान्य विविधतांमधील व्यवस्था करेल.
डावेकडील पत्ता ब्लॉक बटण हे डावीकडील एक आहे; insert ग्रीटिंग ओळ उजवीकडे आहे.
पुढे, जेव्हा आपण एकतर बटणावर क्लिक करता, तेव्हा वर्ड एक संवाद बॉक्स दर्शवतो जे आपल्याला काही पर्याय देते ज्यामध्ये आपण समाविष्ट केलेले फील्ड, आपण कसे आयोजित करू इच्छिता, समाविष्ट करण्यासाठी कोणते विरामचिन्हे समाविष्ट होतात आणि इतर हे पुरेसे सोपे आहे-आणि आपण Word मध्ये तयार केलेला डेटा स्त्रोत वापरत असल्यास हे आहे - आपण Excel कार्यपत्रक वापरत असल्यास ते गोंधळात टाकू शकतात
हे लेख पृष्ठ 1 वरील आपल्या वर्कशीटमध्ये हेडर पंक्ती जोडून बद्दल शिफारस करतेवेळी लक्षात ठेवा. तसेच, आपण शब्द अशाच डेटासाठी फिल्ड नावाच्या रूपात जे काही वापरतात त्याव्यतिरिक्त क्षेत्रास काही नाव दिले असल्यास, शब्द फील्डमध्ये चुकीने जुळत असेल
याचा अर्थ म्हणजे आपण निविष्ट पत्ता ब्लॉक वापरल्यास किंवा ग्रीटिंग ओळ बटणे समाविष्ट केल्यास , आपण निर्दिष्ट केलेल्यापेक्षा भिन्न क्रमाने डेटा कदाचित दिसू शकेल-फक्त कारण लेबले जुळत नाहीत. सुदैवाने, मायक्रोसॉफ्टने हे अपेक्षित केले आहे आणि मॅच फिल्डस् वैशिष्ट्यामध्ये तयार केले आहे जे आपल्याला आपल्या फील्ड नावांना ब्लॉक्समधील शब्द वापरण्यास जुळवण्यास परवानगी देते.
मॅच फील्ड लेबले योग्यरित्या मॅच फील्ड वापरणे
फील्ड जुळवण्यासाठी, या चरणांचे अनुसरण करा:
- टूलबारवरील मॅच फील्ड बटणावर क्लिक करा.
- मॅच फील्ड डायलॉग बॉक्समध्ये आपल्याला डावीकडील Word च्या फील्ड नावांची सूची दिसेल. बॉक्सच्या उजव्या बाजूस, आपण ड्रॉपडाऊन बॉक्सचे एक स्तंभ पाहू शकाल. ड्रॉपडाउन बॉक्समधील नाव प्रत्येक फील्डसाठी पत्ता ब्लॉक किंवा ग्रीटिंग लाइन ब्लॉकमधील शब्द वापरत आहे. कोणतेही बदल करण्यासाठी, फक्त ड्रॉपडाउन बॉक्समधून फील्ड नाव निवडा.
- एकदा आपण बदल केल्यावर, ओके क्लिक करा
आपण निविष्ट करा अॅड्रेस ब्लॉक किंवा ग्रीटिंग लाईन संवाद बॉक्सच्या खालच्या मजकुराशी जुळणारे बटण क्लिक करून आपण संबंधित टूलबार बटणावर क्लिक केल्यावर दोन्ही प्रदर्शित होणारे सामना फील्ड संवाद बॉक्स देखील तयार करू शकता.
मेल विलीनिंग दस्तऐवज पहात आहे
आम्ही आपल्या विलीन झालेल्या कागदजत्रांचे पूर्वावलोकन आणि मुद्रण सुरू करण्यापूर्वी, फॉरमॅटींग बद्दल एक टीप: डॉक्युमेंटमध्ये मर्ज फील्ड समाविष्ट करताना, शब्द डेटा स्त्रोताकडील डेटाचे स्वरूपन करीत नाही
स्त्रोत स्प्रेडशीटमधून विशेष स्वरुपण अर्ज करणे
आपण स्पेशल फॉरमॅटिंग जसे की इटॅलिक्स, बोल्ड किंवा रेखांकन लागू करु इच्छित असल्यास, आपण वर्डमध्ये तसे करणे आवश्यक आहे. आपण फील्डसह दस्तऐवज पाहत असाल तर, आपण फॉरमॅटिंग लागू करू इच्छित असलेल्या फील्डच्या दोन्ही बाजूंमध्ये दुहेरी बाण निवडणे आवश्यक आहे. आपण दस्तऐवजात विलीन केलेला डेटा पहात असल्यास, आपण बदलू इच्छित असलेला मजकूर फक्त हायलाइट करा
लक्षात ठेवा की कोणत्याही बदलामुळे संपूर्ण विलीन झालेल्या सर्व दस्तऐवजांमध्येच नाही तर फक्त वैयक्तिक व्यक्तीच असेल.
विलीन झालेल्या दस्तऐवजांचे पूर्वावलोकन
आपल्या विलीन झालेल्या दस्तऐवजांचे पूर्वावलोकन करण्यासाठी, मेल मर्ज टूलबारवरील विलीन डेटा पहा बटण क्लिक करा. हे बटण टॉगल स्विच सारखाच कार्य करते, म्हणून आपण फक्त फील्ड पहाण्यासाठी आणि त्यातील डेटा पाहू इच्छित असल्यास पुन्हा क्लिक करा
आपण मेल मर्ज टूलबारवरील नेव्हिगॅनियल बटणे वापरून विलीन झालेल्या दस्तऐवजांमधून नेव्हिगेट करू शकता. ते डावीकडून उजवीकडे, पहिला रेकॉर्ड , मागील नोंद , रेकॉर्ड वर जा , पुढील रेकॉर्ड , शेवटचा रेकॉर्ड .
आपण आपले दस्तऐवज विलीन करण्याआधी, आपण त्यास सर्व पूर्वावलोकन करू शकता किंवा आपण हे सत्यापित करू शकता की सर्वकाही योग्यरित्या विलीन आहे मर्ज केलेल्या डेटाच्या आसपास विरामचिन्हे आणि अंतर यासारख्या गोष्टींकडे विशेष लक्ष द्या.
आपले मेल मर्ज डॉक्युमेंट अंतिम रुप द्या
जेव्हा आपण आपले दस्तऐवज विलीन करण्यास तयार असता, आपल्याकडे दोन पर्याय असतात
प्रिंटरमध्ये विलीन करा
प्रथम त्यांना प्रिंटरमध्ये विलीन करणे आहे. आपण हा पर्याय निवडल्यास, कागदपत्रे कोणत्याही सुधारणेशिवाय प्रिंटरवर पाठविली जातील. आपण मर्ज करण्यासाठी प्रिंटर टूलबार बटण क्लिक करुन प्रिंटरमध्ये विलीन होऊ शकता.
नवीन दस्तऐवजात विलीन करा
आपल्याला काही किंवा सर्व दस्तऐवज वैयक्तिकृत करण्याची आवश्यकता असल्यास (जरी आपण वैयक्तिकृत केलेल्या नोट्ससाठी डेटा स्त्रोतामध्ये टीप फील्ड जोडणे शहाणपणाचे आहे), किंवा आपण मुद्रित करण्यापूर्वी इतर कोणतेही बदल केल्यास, आपण त्यास एका नवीन दस्तऐवजात विलीन करू शकता; आपण नवीन दस्तऐवजात विलीन झाल्यास, मेल मर्ज मुख्य दस्तऐवज आणि डेटा स्रोत अखंड राहील, परंतु आपल्याकडे विलीन केलेल्या दस्तऐवजांसह एक दुसरी फाइल असेल.
हे करण्यासाठी, फक्त नवीन दस्तऐवज टूलबार मर्जवर क्लिक करा.
आपण निवडलेल्या कोणत्याही पद्धतीने, आपल्याला एका संवाद बॉक्ससह सादर केले जाईल ज्यात आपण शब्द सर्व रेकॉर्ड विलीन करण्यासाठी, वर्तमान रेकॉर्ड किंवा रेकॉर्डच्या व्याप्तीमध्ये विलीन करू शकता.
आपल्या इच्छित निवडपुढील पर्याय बटणावर क्लिक करा आणि नंतर ओके क्लिक करा
आपण श्रेणी विलीन करू इच्छित असल्यास, आपण ओके क्लिक करण्यापूर्वी आपण विलीनमध्ये समाविष्ट करण्याची इच्छा असलेल्या रेकॉर्डसाठी सुरुवातीच्या नंबरवर आणि शेवटच्या नंबरची आवश्यकता आहे.
आपण संवाद बॉक्स उघडल्यानंतर दस्तऐवजांचे मुद्रण करणे निवडल्यास, आपल्याला मुद्रण संवाद बॉक्स दिले जाईल. आपण त्याच्याशी त्याचप्रमाणे संवाद साधू शकता जसे आपण इतर कोणत्याही दस्तऐवजासाठी.