DOS आणि न एक्सेल मध्ये डेटा प्रविष्ट करणे

by टेड फ्रेंच

01 ते 08

एक्सेल डेटा प्रवेश विहंगावलोकन

7 डेटा ऍंट्रीबद्दल काय करावे आणि काय करू नये. © टेड फ्रेंच

या ट्युटोरियलमध्ये Excel, Google स्प्रेडशीट्स आणि ओपन ऑफिस कॅल्क सारख्या स्प्रेडशीट प्रोग्राम्समध्ये डेटा समाविष्ट करण्याच्या काही मूलभूत काय आणि काय आहेत हे समाविष्ट नाही.

योग्य वेळी प्रथम डेटा प्रविष्ट करणे नंतर समस्या टाळू शकते आणि Excel चे अनेक साधने आणि वैशिष्ट्ये जसे की सूत्रे आणि चार्ट्स वापरणे सोपे करते.

काय करावे आणि काय करु नयेः

आपल्या स्प्रेडशीटची योजना करा
संबंधित डेटा प्रविष्ट करताना रिक्त पंक्ती किंवा स्तंभ सोडू नका
वारंवार जतन करा आणि दोन ठिकाणी जतन करा
स्तंभ शीर्षकाच्या स्वरूपात संख्या वापरू नका आणि डेटासह घटक समाविष्ट करू नका
सूत्र मध्ये सेल संदर्भ आणि नामित श्रेणी वापरा
अनलॉक केलेल्या फॉर्मुलास असलेली कक्ष सोडू नका
आपले डेटा क्रमवारी करा

आपली स्प्रेडशीटची योजना करा

जेव्हा Excel मध्ये डेटा प्रविष्ट करायचा असतो तेव्हा आपण टाइप करणे सुरू करण्यापूर्वी थोडी नियोजन करणे ही एक चांगली कल्पना आहे

वर्कशीट कशासाठी वापरले जाईल हे जाणून घेणे, यात डेटा समाविष्ट असेल आणि त्या डेटासह काय केले जाईल वर्कशीटच्या अंतिम लेआउटवर मोठ्या प्रमाणावर परिणाम करू शकेल.

स्प्रेडशीटला पुनर्रचना करण्याची आवश्यकता असल्यास ती टायपिंगच्या पूर्वीची योजना वेळेनुसार वाचवू शकते यामुळे तिला अधिक कार्यक्षम व सोयीने काम करता येईल.

विचार करण्याचे मुद्दे

स्प्रेडशीटचा हेतू काय आहे?
स्प्रेडशीट किती डेटा धारण करेल?
चार्ट आवश्यक आहेत?
स्प्रेडशीट छापील का?

स्प्रेडशीटचा उद्देश काय आहे?

स्प्रेडशीटचा उद्देश डेटाचे स्थान निश्चित करण्यास मदत करेल, कारण सर्वात महत्वाची माहिती दृश्यमान असणे आणि सुलभतेने करणे आवश्यक आहे.
कोणत्या गणने आवश्यक आहेत? आकडेमोड ते सूत्र आणि कार्ये कशा आवश्यक आहेत यावर आणि ते कोठे स्थित असेल त्यावर परिणाम करतात.

किती डेटा स्प्रेडशीट धारण करेल?

स्प्रेडशीटच्या डेटाची संख्या सुरुवातीला असेल आणि नंतर किती जोडण्यात येईल ते वापरलेल्या कार्यपत्रिकांची संख्या प्रभावित करेल.

आपला डेटा फार जास्त पसरू नका कारण तो विशिष्ट माहिती शोधू शकतो आणि एकाधिक शीट्स किंवा कार्यपुस्तकांच्या परिचयांकनांमुळे Excel चे कार्यप्रदर्शन प्रभावित होऊ शकते.
मोठ्या कार्यपत्रकासाठी , माहिती उघडण्यासाठी वापरकर्त्यांना कार्यपत्रकाच्या तळाशी स्क्रोल करण्याऐवजी, स्तंभ शीर्षकाच्या वरील महत्त्वपूर्ण स्तंभ संख्या प्रदर्शित करणे कधीकधी उपयोगी पडते.

चार्ट आवश्यक आहेत?

डेटाचा सर्व किंवा भाग चार्ट किंवा चार्ट मध्ये प्रदर्शित केला जात असल्यास, तो माहितीच्या मांडणीवर परिणाम करू शकतो,

चार्टच्या प्रकारानुसार, डेटाला वेगळा गटबद्ध करणे आवश्यक आहे - जसे की पाय चार्टसाठी सारांश क्षेत्र वापरणे.
मोठ्या स्प्रेडशीटसाठी, गर्दी कमी करण्यासाठी पृष्ठे विभक्त करण्यासाठी पृष्ठांना हलविले जाऊ शकते

स्प्रेडशीट छापली जाईल का?

पोर्ट्रेट किंवा लँडस्केप लेआउट निवडल्याबद्दल आणि किती पत्रकांची संख्या निवडली यावर आधारित सर्व किंवा काही डेटा मुद्रित केला जाईल याची माहिती कशी हाताळली जाऊ शकते यावर परिणाम होऊ शकतो.

जर नियमित पत्र आकार कागदावर (8 1/2 X 11) पोर्ट्रेट दृश्य वापरला असेल, तर बहुतांश डेटा पंक्तीमध्ये काही स्तंभांखाली ठेवण्याचा विचार करा जेणेकरुन सर्व शीट एका शीटवर दिसतील.
जर एकाधिक पत्रके आवश्यक असतील तर प्रत्येक पृष्ठाच्या शीर्षस्थानी कॉलम हेडिंग प्रिंट करणे, डेटा वाचणे सोपे करा.
जर डेटाच्या अनेक स्तंभ मुद्रित करणे आवश्यक असेल तर, लँडस्केप लेआउट सर्व शीर्षलेख एकाच पृष्ठावर ठेवू शकतात. पुन्हा, एकाधिक पत्रके आवश्यक असल्यास, प्रत्येक पृष्ठाच्या शीर्षस्थानी स्तंभ शीर्षलेख मुद्रित करा.
चार्ट्स मुद्रित करायची असल्यास त्यांना वेगळ्या शीटवर नेऊन कार्य करणे सोपे होऊ शकते.

02 ते 08

असंबंधित डेटा वेगळा ठेवा

संबंधित डेटा एकत्र ठेवणे महत्त्वाचे आहे, त्याच वेळी, डेटाची असंबद्ध श्रेण्या वेगळे ठेवण्यासाठी उपयोगी असू शकते.

वर्कशीटवरील विविध डेटा श्रेणी किंवा इतर डेटामधील रिक्त स्तंभ किंवा पंक्ति सोडल्यास पुन्हा एक्सेल योग्यरितीने शोधणे आणि संबंधित श्रेण्या किंवा डेटाच्या टेबलची निवड करणे सोपे करेल.

03 ते 08

वारंवार जतन करा

आपले डेटा वारंवार जतन करा © टेड फ्रेंच

आपले कार्य जतन करण्याचे महत्त्व अधोरेखित होऊ शकत नाही - किंवा खूप वेळा सांगितले.

अर्थात, आपण वेब-आधारित स्प्रेडशीट वापरत असल्यास - जसे की Google स्प्रेडशीट्स किंवा एक्सेल ऑनलाईन - नंतर बचत करणे ही समस्या नाही कारण कोणताही प्रोग्राम निवडण्याची निवड करत नाही परंतु त्याऐवजी, स्वयं जतन वैशिष्ट्यसह कार्य करा.

संगणक-आधारित प्रोग्राम्ससाठी, दोन किंवा तीन बदलांनंतर - डेटा जोडणे, ते स्वरूप बदलणे किंवा सूत्र प्रविष्ट करणे - कार्यपत्रक जतन करणे.

हे खूप जास्त दिसत असल्यास, कमीत कमी प्रत्येक दोन किंवा तीन मिनिटांची बचत करा.

संगणक आणि संगणक सॉफ्टवेअरची स्थिरता गेल्या काही वर्षांपासून खूपच सुधारली असली तरी सॉफ्टवेअर अजूनही क्रॅश झाले, वीज अपयशी ठरल्या आहेत आणि काही लोक आपल्या शक्तीच्या दोऱ्यावर कधी कधी ट्रिगर करतात आणि त्यास भिंत सॉकेटमधून बाहेर खेचतात.

आणि जेव्हा हे घडते, तेव्हा मोठ्या किंवा लहान डेटाचा तोटा केवळ आपले वर्कलोड वाढविते म्हणून आपण आधीच केलेले काय पुनर्निर्माण करण्याचा प्रयत्न करता.

एक्सेलमध्ये स्वयं वाचण्याची सुविधा आहे, जे सहसा खूप चांगले कार्य करते, परंतु त्यावर अवलंबून राहू नये. वारंवार वाचताना आपल्या स्वतःच्या डेटाची सुरवात सुरळीत करा.

जतन करण्यासाठी शॉर्टकट

सेव्हिंगला माउसला रिबनवर हलविण्याचा आणि चिन्हावर क्लिक करण्याचा कठोर कार्य करण्याची गरज नाही , कीबोर्ड शॉर्टकट संयोजन वापरून सेव्ह करण्याची सवय मिळवा:

Ctrl + S

दोन ठिकाणी जतन करा

बचतीचे आणखी एक पैलू तुमच्या डेटाला दोन वेगवेगळ्या ठिकाणी जतन करण्याचे महत्त्व आहे.

दुसरे स्थान नक्कीच, एक बॅकअप आहे, आणि असे अनेकदा म्हटले गेले आहे की, "बॅकअप समान प्रकारचे असतात: एक आहे आणि आपल्याला कदाचित त्याची आवश्यकता पडणार नाही, आपल्याकडे नसेल आणि आपण कदाचित असे होईल".

सर्वोत्तम बॅकअप हा असा एक आहे जो मुळच्या वेगळ्या भौतिक स्थानावर आहे. शेवटी, फाईलच्या दोन प्रतिलिपी असण्याचा काय अर्थ आहे जर ते

अयशस्वी होणाऱ्या समान हार्ड ड्राइववर आहेत?
त्याच संगणकावर, जे चोरी होते?
जमिनीवर जाळत असलेल्या एकाच इमारतीत?

वेब आधारित बॅक अप

पुन्हा एकदा, एक बॅकअप बनविणे एक त्रासदायक किंवा वेळ घेणारे कार्य असणे आवश्यक नाही.

जर सुरक्षा समस्या नाही - कार्यपत्रक आपल्या डीव्हीडीची एक यादी आहे- वेब मेलचा वापर करुन स्वतःची कॉपी पाठवणे जेणेकरून सर्व्हरवर प्रतिलिपी कायम राहते.

जर सुरक्षा समस्या असेल, तर वेब स्टोरेज हे अद्याप एक पर्याय आहे - यद्यपि त्या कंपनीमध्ये असले तरी ते त्या प्रकारात माहिर असतात आणि त्यासाठी शुल्क आकारतात.

ऑनलाइन स्प्रेडशीटच्या बाबतीत, संभाव्यतः, प्रोग्रामचे मालक त्यांचे सर्व्हर बॅकअप करतात - आणि यात सर्व वापरकर्ता डेटा समाविष्ट असतो परंतु सुरक्षित राहण्यासाठी, आपल्या स्वतःच्या संगणकावर फाइलची प्रत डाउनलोड करा.

04 ते 08

स्तंभ शीर्षकाच्या स्वरूपात संख्या वापरू नका आणि डेटासह घटक समाविष्ट करू नका

स्तंभ किंवा पंक्ति शीर्षलेखांसाठी संख्या वापरू नका. © टेड फ्रेंच

कॉलम्सच्या शीर्षावर आणि पंक्तिच्या सुरूवातीस हेडिंगचा वापर करून आपल्या डेटाची ओळख पटवू शकता, जसे की ते सोफ्टिग करणे सोपे करतात, परंतु ते वापरण्यासाठी - 2012, 2013 आणि अशासारख्या संख्या वापरू नका - हे करण्यासाठी.

उपरोक्त प्रतिमेत दाखवल्याप्रमाणे, फक्त संख्या असलेल्या स्तंभ आणि पंक्ति शीर्षके अनवधानाने गणितांमध्ये समाविष्ट केले जाऊ शकतात. जर आपल्या सूत्रांमध्ये कार्ये समाविष्ट असतील:

जे आपोआप फंक्शन च्या वितर्क साठी डेटाची श्रेणी निवडा.

थोडक्यात, अशा फंक्शन्स प्रथम वरील क्रमांकांच्या जेथे ते आहेत आणि नंतर क्रमांकांची एक ओळीसाठी डावीकडे व फक्त संख्या असलेल्या कोणत्याही शीर्षका निवडलेल्या श्रेणीमध्ये समाविष्ट केल्या जातील.

पंक्ती शीर्षके म्हणून वापरलेले आकडे देखील एखाद्या अक्षरे लेबलऐवजी एका श्रेणीसाठी निवडलेल्या भागांप्रमाणे दुसरी डेटा श्रृंखला म्हणून चुकीचा असू शकतो.

मथळ्याच्या कक्षांमध्ये संख्याचे स्वरूप म्हणून मजकूर स्वरूपित करा किंवा अपॉस्ट्रॉफी (') सह प्रत्येक नंबरद्वारे मजकूर लेबल तयार करा - जसे की' 2012 आणि '2013 अपॉस्ट्रॉफी सेलमध्ये दर्शविली जात नाहीत, परंतु ते नंबरवर डेटा बदलते.

शीर्षके मध्ये एकके ठेवा

नका: संख्या डेटासह प्रत्येक सेलमध्ये चलन, तापमान, अंतर किंवा अन्य एकके प्रविष्ट करा.

आपण असे केल्यास, एक्सेल किंवा Google स्प्रेडशीट आपला सर्व मजकूर मजकूर म्हणून पाहू शकतील अशी चांगली संधी आहे.

त्याऐवजी, स्तंभ शीर्षस्थानी शीर्षकाच्या मध्ये एकके ठेवा, जे घडते तसे, हे शीर्षलेख कमीत कमी मजकूर असले पाहिजे याची खात्री करतील आणि वरील चर्चा केलेली समस्या निर्माण करणार नाही.

डावीकडील मजकूर, उजवीकडील संख्या

आपण एकतर मजकूर किंवा संख्या डेटा असल्यास सेलमधील डेटाची संरेखन तपासणे हा एक जलद मार्ग आहे. डीफॉल्टनुसार, एक्सेल आणि Google स्प्रेडशीट्समध्ये टेक्स्ट डेटा डावीक वर सरकलेला आहे आणि सेल डेटा एका सेलमध्ये उजवीकडे जोडला जातो.

जरी हे डीफॉल्ट संरेखन सहजपणे बदलले जाऊ शकते, तरीही सर्व डेटा आणि सूत्रे प्रविष्ट केल्याशिवाय फॉर्मॅटिंग लागू केले जात नाही, म्हणून डीफॉल्ट संरेखन आपल्याला प्रारंभिक तारखेस एक पत्रक देऊ शकते जेणेकरून वर्कशीटमध्ये काहीतरी चुकीचे आहे.

टक्के आणि चलन चिन्ह

कार्यपत्रकात सर्व डेटा प्रविष्ट करण्यासाठी सर्वोत्तम सराव म्हणजे केवळ साधा संख्या प्रविष्ट करणे आणि नंतर सेल योग्यरित्या नंबर प्रदर्शित करण्यासाठी फॉर्मेट करणे - आणि यात टक्केवारी आणि चलन रक्कम समाविष्ट आहे

तथापि, एक्सेल आणि Google स्प्रेडशीट, तथापि, संख्येसह एक सेलमध्ये टाईप केलेल्या टक्के प्रतीके स्वीकारतात आणि दोन्ही समान चलन चिन्हे ओळखतात, जसे की डॉलर चिन्ह ($) किंवा ब्रिटिश पाउंड चिन्ह (£) सेल डेटासह, परंतु इतर चलन चिन्हे, जसे की दक्षिण आफ्रिकन रँड (आर), कदाचित मजकूर म्हणून व्याख्या केली जातील

संभाव्य समस्या टाळण्यासाठी वर नमूद केलेल्या सर्वोत्तम सरावांचे अनुसरण करा आणि रक्कम प्रविष्ट करा आणि नंतर चलन चिन्हात टाइप करण्याऐवजी चलनासाठी सेलचे स्वरूपन करा.

05 ते 08

सूत्र मध्ये सेल संदर्भ आणि नामित श्रेणी वापरा

सूत्रे मध्ये नामित श्रेणी आणि सेल संदर्भ वापरणे © टेड फ्रेंच

सेल संदर्भ आणि नामित श्रेणी दोन्ही असू शकतात आणि सूत्रात आणि विस्ताराने, संपूर्ण कार्यपत्रक, त्रुटीमुक्त आणि अद्ययावत ठेवण्यासाठी ते जलद आणि सोपे करण्यासाठी सूत्रांमध्ये वापरल्या जाऊ शकतात.

सेल संदर्भ स्तंभ स्तंभाचे आणि कक्षांची पंक्ती संख्या - जसे की A1, B23 आणि W987 यांचे संयोजन आहेत - आणि वर्कशीटमध्ये डेटाचे स्थान ओळखण्यासाठी वापरले जातात.
नामित श्रेणी किंवा परिभाषित नाव एका सेल संदर्भात आहे ज्याचा वापर एखाद्या वर्कशीटमध्ये सेल किंवा सेलची श्रेणी ओळखण्यासाठी केला जातो.

सूत्र मध्ये डेटाचा संदर्भ द्या

गणने गणना करण्यासाठी सूत्रे Excel मध्ये वापरली जातात - जसे की अतिरिक्त किंवा वजाबाकी.

वास्तविक संख्या सूत्रांमध्ये समाविष्ट केल्यास - जसे की:

= 5 + 3

प्रत्येक वेळी जेव्हा डेटा बदलतो- 7 आणि 6 वर असे म्हणतो की सूत्र सुधारित करण्याची गरज आहे आणि संख्या बदलली त्यामुळे सूत्र बनले:

= 7 +6

तर, त्याऐवजी, डेटा वर्कशीटमध्ये सेलमध्ये प्रविष्ट केला जातो, सेल संदर्भ - किंवा श्रेणी नावे - संख्यापेक्षा सूत्रानुसार वापरली जाऊ शकतात.

जर संख्या 5 सेल A1 आणि 3 मध्ये सेल A2 मध्ये प्रविष्ट केला तर तो सूत्र बनतो:

= ए 1 + ए 2

डेटा अपडेट करण्यासाठी, A1 आणि A2 सेलची सामग्री बदला, परंतु सूत्र समानच राहतो - Excel स्वयंचलितपणे सूत्र परिणाम अद्यतनित करते.

जर कार्यपत्रकात अधिक क्लिष्ट सूत्र असतील तर डेटा आणि डेटाच्या आवश्यकतेनुसार एकापेक्षा जास्त सूत्रे एकाच स्थानावर बदलली तर वेळेत आणि प्रयत्नांमधील बचत वाढते आणि संदर्भित केलेले सर्व सूत्रे ती अद्ययावत केली जातील.

सेल संदर्भ किंवा नामित श्रेणी वापरणे आपल्या वर्कशीटला सुरक्षित देखील बनविते, कारण डेटा सेल्सना सोडताना प्रवेशयोग्य बदल घडवून आणण्यासाठी प्रवेशयोग्य फाइल्स बदलू शकतात.

डेटावर दिग्दर्शन

Excel आणि Google स्प्रेडशीट्स चे आणखी एक वैशिष्ट्य म्हणजे ते आपल्याला सेल रेफरन्स किंवा श्रेणी नावे पॉइंटिंग वापरून सूत्रांमध्ये प्रविष्ट करण्याची परवानगी देतात - ज्यामध्ये सूत्रामध्ये संदर्भ प्रविष्ट करण्यासाठी एका सेलवर क्लिक करणे समाविष्ट आहे.

दिग्दर्शन चुकीच्या सेल संदर्भात टाइप करून किंवा श्रेणीचे नाव चुकीचे शब्दलेखन करून झालेली त्रुटींची शक्यता कमी करतो.

डेटा निवडण्यासाठी नामित श्रेणी वापरा

संबंधित डेटाचे क्षेत्र देणे हे एक प्रकारचे नाव देणे किंवा फिल्टरिंग ऑपरेशन करताना डेटा निवडणे अधिक सोपे करू शकते.

जर एखाद्या डेटा क्षेत्राचे आकार बदलले तर नाव व्यवस्थापकाचा वापर करून एखाद्या नावाची श्रेणी सहजपणे संपादित केली जाऊ शकते .

06 ते 08

सोयीस्कर बनविलेले कक्ष सोडू नका

लॉकिंग सेल आणि प्रोटेक्टिंग वर्कशीट सूत्र © टेड फ्रेंच

योग्य सूत्र संदर्भ घेऊन इतके वेळ खर्च केल्यानंतर आणि योग्य सेल संदर्भ वापरून, अनेक लोक अपघाती किंवा हेतुपुरस्सर बदलांकरिता असुरक्षित सूत्रांना सोडून देण्याची चूक करतात.

वर्कशीटमध्ये पेशींमध्ये डेटा ठेवून आणि नंतर त्या डेटाचा संदर्भ देण्यासंदर्भात, सूत्रे लॉक करता येतील अशा सेलमधील परवानगी मिळते आणि आवश्यक असल्यास, पासवर्ड त्यांना सुरक्षित ठेवण्यास संरक्षित करते.

त्याच वेळी, डेटा असलेले सेल अनलॉक सोडले जाऊ शकतात जेणेकरून स्प्रेडशीट अद्ययावत ठेवण्यासाठी बदल सहजपणे प्रविष्ट केले जाऊ शकतात.

वर्कशीट किंवा वर्कबुकचे संरक्षण करणे ही एक द्वि-चरण प्रक्रिया आहे.

योग्य सेल लॉक केले आहेत याची खात्री करा
संरक्षण पत्रक पर्याय वापरा - आणि इच्छित असल्यास, एक संकेतशब्द जोडा

07 चे 08

आपले डेटा क्रमवारी करा

आपला डेटा प्रविष्ट केल्यानंतर आपण त्यांचा डेटा क्रमवारीत लावा .

एक्सेल किंवा Google स्प्रेडशीट्स मध्ये न थोडक्यात न आढळलेल्या डेटासह कार्य करणे सहसा समस्या नसते, परंतु अनेक डेटा वाढते तसे कार्यक्षमतेने कार्य करण्यात अडचण होते.

सॉर्ट करण्यात आलेला डेटा समजून घेणे आणि विश्लेषण करणे सोपे आहे आणि काही फंक्शन्स आणि साधने, जसे की VLOOKUP आणि SUBTOTAL योग्य परिणाम मिळवण्यासाठी क्रमवारी लावलेले डेटा आवश्यक आहेत.

तसेच, आपला डेटा वेगवेगळ्या पद्धतीने क्रमवारीत लावल्याने पहिल्यांदा स्पष्ट दिसणार्या प्रवृत्तींचा शोध घेणे सोपे होऊ शकते.

क्रमवारी लावण्यासाठी डेटा निवडणे

डेटाची क्रमवारी करता येण्याआधी, एक्सेलला क्रमवारी लावण्याची योग्य श्रेणी माहित असणे आवश्यक आहे आणि सामान्यत: एक्सेल संबंधित डेटाच्या भागात निवडून घेणे खूपच चांगले आहे - इतके दिवस तो प्रविष्ट केल्यावर,

संबंधित डेटाच्या क्षेत्रात रिक्त पंक्ती किंवा स्तंभ बाकी नाहीत;
आणि संबंधित डेटाच्या क्षेत्रामध्ये रिक्त पंक्ती आणि स्तंभ बाकी होते.

एक्सेल निश्चितपणे देखील, निश्चितपणे अचूकपणे, डेटा क्षेत्रामध्ये क्षेत्र नावे असतील आणि क्रमवारी लावण्यासाठी रेकॉर्डवरून ही पंक्ति वगळता असेल.

तथापि, क्रमवारी लावण्यासाठी श्रेणी निवडण्यासाठी एक्सेलला परवानगी देणे धोकादायक असू शकते - विशेषत: मोठ्या प्रमाणातील डेटा जे चेक करणे कठीण असतात

डेटा निवडण्यासाठी नावे वापरणे

योग्य डेटा निवडला गेला आहे हे सुनिश्चित करण्यासाठी, श्रेणी प्रारंभ करण्यापूर्वी श्रेणी हायलाइट करा.

वारंवार क्रमवारी लावण्याची तीच श्रेणी असल्यास, एक चांगला पर्याय म्हणजे त्याला एक नाव द्या.

क्रमवारी लावण्याकरता एखादे नाव परिभाषित केले असल्यास, नाव बॉक्समध्ये नाव टाइप करा किंवा संबंधित ड्रॉपडाऊन सूचीमधून निवडा आणि एक्सेल आपोआप कार्यपत्रकात डेटाची योग्य श्रेणी प्रकाशित करेल.

लपलेल्या पंक्ती आणि स्तंभ आणि क्रमवारी

क्रमवारी दरम्यान लपविलेल्या पंक्ती आणि डेटाचे स्तंभ हलविले जात नाहीत, म्हणून क्रमवारी लावण्यापूर्वी ते न ऐकलेला असणे आवश्यक आहे

उदाहरणार्थ, जर पंक्ती 7 लपलेला असेल आणि ती क्रमवारी लावलेल्या डेटाचा भाग असेल तर ती क्रमवारी 7 च्या रुपातच राहील, त्याऐवजी त्याचे योग्य स्थानावर नेले जाईल.

तो डेटाच्या स्तंभाला जातो. पंक्तींमध्ये क्रमवारी लावण्यामध्ये डेटाच्या क्रमवारीत स्तंभ समाविष्ट असतो, परंतु जर स्तंभ B हा क्रमवारीपूर्वी लपलेला असेल तर तो स्तंभ B म्हणून राहील आणि श्रेणीबद्ध श्रेणीतील अन्य स्तंभांसह पुनर्रॉइड होणार नाही.

08 08 चे

सर्व क्रमांक संख्या म्हणून स्टोअर असावे

समस्या: सर्व क्रमांक संख्या म्हणून संचयित आहेत याची तपासणी करा आपण अपेक्षित असलेले परिणाम नसल्यास, स्तंभमध्ये संख्या म्हणून संचयित संख्या असू शकतात आणि संख्या म्हणून नाही. उदाहरणार्थ, काही अकाउंटिंग सिस्टम्समधून आयात केलेले नकारात्मक नंबर किंवा अग्रगण्य (अपॉस्ट्रॉफी) प्रविष्ट केलेल्या संख्येस मजकूर म्हणून संग्रहित केले जातात.

जेव्हा आपण AZ किंवा ZA बटणासह डेटा द्रुतपणे क्रमवारीत लावता, तेव्हा गोष्टी खूपच खराब होऊ शकतात. डेटामध्ये रिक्त पंक्ती किंवा रिक्त स्तंभ असल्यास, डेटाचा भाग क्रमवारीत करता येतो, तर इतर डेटाकडे दुर्लक्ष केले जाते. आपल्याजवळ असलेल्या गोंधळाची कल्पना करा, जर नावे आणि फोन नंबर आता जुळत नाहीत, किंवा ऑर्डर चुकीच्या ग्राहकांकडे जातील तर!

सॉर्टिंगपूर्वी डेटाची योग्य श्रेणी निवडली आहे हे सुनिश्चित करण्याचा सर्वात सोपा मार्ग म्हणजे त्याला एक नाव देणे.

दुसरे धारणा एक्सेल प्रकार नक्की काय प्रभावित करते. जर आपल्याकडे एकच सेल निवडलेला असेल, तर एक्सेल एक किंवा अधिक रिक्त स्तंभ आणि पंक्तिंनी बांधील एक श्रेणी (बराचदा Ctrl + Shift + 8) दाबण्यासाठी निवड विस्तृत करते. हे नंतर हेडर माहिती समाविष्ट करते किंवा नाही हे निर्धारित करण्यासाठी निवडलेल्या श्रेणीमधील प्रथम पंक्तीची तपासणी करते.

हे येथे आहे टूलबार साधनांचे वर्गीकरण करणे अवघड असू शकते- आपले हेडर (आपल्यास हे गृहीत धरून) काही हे कठोर मार्गदर्शक तत्त्वे पूर्ण करणे आवश्यक आहे कारण Excel ते हेडर म्हणून ओळखले जाते. उदाहरणार्थ, शीर्षलेख पंक्तीमध्ये कोणत्याही रिक्त सेल असल्यास, Excel हे हेडर नसल्याचे कदाचित विचार करेल त्याचप्रमाणे, जर शीर्षलेख पंक्ती डेटा श्रेणीतील अन्य पंक्ती प्रमाणेच स्वरूपित केली असेल तर ती कदाचित त्यास ओळखत नसेल. तसेच, आपल्या डेटा सारणीमध्ये संपूर्णपणे मजकूर असल्यास आणि आपल्या शीर्षलेख पंक्तीमध्ये मजकूर परंतु काहीही नसल्यास, Excel नेहमी-सर्व वेळ-शीर्षलेख पंक्ती ओळखण्यात अयशस्वी होईल (पंक्ती एक्सेल मधील इतर डेटा पंक्ती प्रमाणे दिसते.)

फक्त श्रेणी निवडल्यावर आणि हेडर पंक्ती असल्यास ठरवल्यानंतर Excel प्रत्यक्ष क्रमवारी करेल. आपल्याला एक्सेलने श्रेणी निवड आणि शीर्षलेख पथाच्या निर्धारणास योग्य दोन्ही मिळते का यावर परिणाम किती समाधानी आहेत यावर अवलंबून आहे. उदाहरणार्थ, एक्सेल आपल्याला शीर्षलेख पंक्ती आहे असे वाटत नसल्यास, आणि आपण करत असाल तर, आपले हेडर डेटाच्या शरीरात लावलेले आहे; ही सामान्यतः एक वाईट गोष्ट आहे

आपली डेटा श्रेणी योग्यरित्या ओळखली आहे हे सुनिश्चित करण्यासाठी, Excel काय निवडते ते पाहण्यासाठी Ctrl + Shift + 8 शॉर्टकट वापरा; हे जे क्रमवारी लावतील ते आहे. ते आपल्या अपेक्षांशी जुळत नसल्यास, आपण एकतर आपल्या टेबलमधील डेटाचे वर्ण सुधारणे आवश्यक आहे किंवा आपण क्रमवारी संवाद बॉक्स वापरण्यापूर्वी डेटा श्रेणी निवडणे आवश्यक आहे.

आपले शीर्षक योग्यरित्या ओळखले आहे हे सुनिश्चित करण्यासाठी, डेटा श्रेणी निवडण्यासाठी Ctrl + Shift + 8 शॉर्टकट वापरा, नंतर प्रथम पंक्तीकडे पहा जर आपल्या शीर्षकामध्ये पहिल्या ओळीत निवडलेल्या किंवा पहिल्या ओळीतील रिकाम्या सेल आहेत तर दुसर्या ओळीच्या स्वरुपात स्वरूपित केले आहे, किंवा आपल्याकडे एकापेक्षा जास्त शीर्षलेखांची निवड केलेली आहे, तर एक्सेल आपल्याला गृहीत धरतो की तुमच्याजवळ कोणतीही शीर्षलेखची अट नाही. यास सुधारित करण्यासाठी, Excel द्वारे योग्यरित्या ओळखली गेली आहे हे सुनिश्चित करण्यासाठी आपल्या शीर्षलेख पंक्तीमध्ये बदल करा.

अखेरीस, आपल्या डेटा सारणी मल्टी-पंक्ति शीर्षलेख वापरत असल्यास सर्व बेट्स बंद होऊ शकतात. Excel त्यांना ओळखण्यात कठीण वेळ आहे. आपण त्या शीर्षलेखामध्ये रिक्त पंक्ती समाविष्ट करण्याची अपेक्षा करता तेव्हा आपण समस्या संकलित करतो; तो फक्त आपोआप करू शकत नाही. आपण तथापि, क्रमवारी लावण्यापूर्वी फक्त आपण क्रमवारी लावण्यासाठी इच्छित असलेल्या सर्व पंक्तींची निवड करू शकता. दुसऱ्या शब्दात सांगायचे तर, Excel ला आपण काय क्रमवारीत लावण्यास इच्छुक आहात विशिष्ट; एक्सेल आपल्यासाठी गृहितक बनवू नका
मजकूर म्हणून संचयित तारखा आणि वेळा

तारखेनुसार क्रमवारी लावलेले निकाल अपेक्षेप्रमाणे न होणे असल्यास, क्रमवारीत असलेल्या स्तंभमधील डेटामध्ये संख्या (तारीख आणि वेळा फक्त स्वरूपित संख्या डेटा) ऐवजी मजकूर डेटा म्हणून संचित केलेली तारीख किंवा वेळा असू शकतात.

उपरोक्त प्रतिमेत, ए. पीटरसनची रेकॉर्ड सूचीच्या तळाशी संपत आहे, जेव्हा, 5 नोव्हेंबर 2014 रोजी कर्ज घेण्याच्या तारखेवर आधारित - विक्रसनच्या नावावर रेकॉर्ड रेकॉर्ड वर ठेवले गेले पाहिजे. त्याच्याकडे 5 नोव्हेंबर रोजी कर्ज घेण्याची तारीख आहे

अनपेक्षित निकालांचे कारण हे आहे की ए. पीटरसनला कर्ज घेण्याची तारीख एका संख्येइतकीच मजकूर म्हणून संचयित केली गेली आहे
मिश्रित डेटा आणि त्वरित क्रम

मजकूर आणि संख्या डेटा असलेले रेकॉर्डची द्रुत क्रमवारी पद्धत वापरताना, Excel क्रमवारीत सूचीच्या तळाशी पाठ डेटासह रेकॉर्ड ठेवून - संख्या आणि मजकूर डेटाची स्वतंत्रपणे क्रमवारी लावते.

एक्सेलमध्ये क्रमवारीत परिणामांमधील स्तंभ शीर्षलेखांचा समावेश असू शकतो - डेटा टेबलसाठी फील्ड नावे ऐवजी मजकूर डेटाची फक्त दुसरी पंक्ति म्हणून त्यांचा अर्थ लावणे.
क्रमवारी लावा - चेतावणी संवाद बॉक्स

उपरोक्त प्रतिमेत दाखवल्याप्रमाणे, क्रमवारी संवाद बॉक्स वापरला असेल तर, एका स्तंभात क्रमानुसार, एक्सेल आपल्याला चेतावणी देणारा एक संदेश प्रदर्शित करतो की त्याला मजकूर म्हणून डेटा संग्रहित झाला आहे आणि आपल्याला यासाठी पर्याय देतो:

एक संख्या म्हणून संख्यासारखे दिसणारे सर्वकाही क्रमवारी लावा
क्रमवारीत क्रमांक आणि संख्या मजकूर म्हणून संग्रहित केलेली स्वतंत्रपणे

जर आपण पहिला पर्याय निवडता, तर एक्सेल मजकूर डेटा योग्य क्रमवारीतील निकालांमध्ये ठेवण्याचा प्रयत्न करेल.

दुसरा पर्याय निवडा आणि एक्सेल क्रमवारीतील तळाशी मजकूर डेटा असलेल्या नोंदी ठेवेल - ज्याप्रमाणे ते जलद प्रकारच्या वापरते.