एक्सेल डेटाबेससह संपर्क, संकलन आणि इतर डेटाचा मागोवा घ्या
काही वेळा, आम्हाला माहितीचा मागोवा ठेवणे आणि एक उत्कृष्ट स्थान एखाद्या एक्सेल डेटाबेस फाइलमध्ये असणे आवश्यक आहे. तो फोन नंबरची वैयक्तिक यादी असो, एखाद्या संघटनेच्या किंवा कार्यसंघाच्या सदस्यांसाठी संपर्क यादी असो किंवा नाणी, कार्ड्स किंवा पुस्तके यांचे संकलन असो, एक्सेल डेटाबेस फाइल विशिष्ट माहितीमध्ये प्रवेश करणे, संग्रहणे आणि शोधणे सोपे करते.
डेटाचा मागोवा ठेवण्यासाठी आणि आपल्याला पाहिजे तेव्हा विशिष्ट माहिती मिळवण्यासाठी मदत करण्यासाठी Microsoft Excel ने हे उपकरण तयार केले आहे तसेच, त्याच्या शेकडो स्तंभ आणि हजारो पंक्तीसह , Excel स्प्रेडशीटमध्ये मोठ्या प्रमाणातील डेटा धारण होऊ शकतो.
डेटा प्रविष्ट करणे
Excel डेटाबेसमध्ये डेटा संचयित करण्याचे मूलभूत स्वरूप एक सारणी आहे.
एकदा टेबल तयार झाले की, Excel चे डेटा टूल्स विशिष्ट माहिती शोधण्यासाठी डेटाबेसमध्ये शोध, क्रमवारी आणि फिल्टर रेकॉर्ड करण्यासाठी वापरल्या जाऊ शकतात.
या ट्युटोरियलमध्ये जाण्यासाठी, वरील चित्रात दाखवल्याप्रमाणे डेटा प्रविष्ट करा.
विद्यार्थी ID त्वरीत प्रविष्ट करा:
- पहिले दोन आयडी - ST348-245 आणि ST348-246 क्रमशः सेल A5 आणि A6 टाइप करा.
- त्यांना निवडण्यासाठी दोन आयडी हायलाइट करा.
- फिल हेडलवर क्लिक करा आणि सेल A13 वर खाली ड्रॅग करा.
- उर्वरित विद्यार्थी आयडी सेलच्या ए 6 ते ए 13 मध्ये योग्यरित्या प्रवेश करणे आवश्यक आहे.
योग्यरित्या डेटा प्रविष्ट करणे
डेटा प्रविष्ट करताना, तो योग्यरित्या प्रविष्ट केला आहे हे सुनिश्चित करणे महत्वाचे आहे. स्प्रेडशीट शीर्षक आणि स्तंभ शीर्षकाच्या मध्ये पंक्ती 2 पेक्षा इतर, आपला डेटा प्रविष्ट करताना कोणत्याही रिक्त पंक्ती सोडू नका. तसेच, आपण कोणतेही रिक्त सेल ठेवत नाही याची खात्री करा.
डेटा त्रुटी , चुकीच्या डेटा प्रविष्टीमुळे झाल्यामुळे, डेटा व्यवस्थापन संबंधित अनेक समस्या स्त्रोत असतात. जर सुरुवातीला डेटा अचूकपणे प्रविष्ट केला असेल तर, आपल्याला अपेक्षित परिणाम परत देण्याची प्रोग्राम अधिक शक्यता आहे.
पंक्ती रेकॉर्ड आहेत
डेटामध्ये प्रत्येक स्वतंत्र पंक्तिचा रेकॉर्ड म्हणून ओळखला जातो. रेकॉर्ड प्रविष्ट करताना हे मार्गदर्शक तत्त्वे लक्षात ठेवा:
- तयार करण्यात येत असलेल्या तक्त्यातील रिक्त पंक्ती सोडू नका. यामध्ये कॉलम हेडिंग आणि डेटाची प्रथम पंक्ति यांच्यातील रिक्त पंक्ती न टाकणे समाविष्ट आहे.
- एका रेकॉर्डमध्ये केवळ एका विशिष्ट गोष्टीविषयी माहिती असू शकते.
- रेकॉर्डमध्ये त्या आयटमबद्दलच्या डेटाबेसमधील सर्व डेटा असणे आवश्यक आहे. एकापेक्षा अधिक पंक्तींमध्ये आयटम बद्दल माहिती असू शकत नाही.
स्तंभ फील्ड आहेत
Excel डेटाबेसमधील पंक्ती रेकॉर्ड म्हणून संदर्भित असताना, स्तंभांना फील्ड म्हणून ओळखले जाते. प्रत्येक स्तंभासाठी असलेली माहिती ओळखण्यासाठी शीर्षकाची आवश्यकता आहे. या शीर्षकास क्षेत्र नावे म्हणतात.
- प्रत्येक नावासाठी समान क्रमाने डेटा प्रविष्ट केला आहे याची खात्री करण्यासाठी फील्ड नावे वापरली जातात.
- स्तंभातील सर्व डेटा समान स्वरुपनाचा वापर करून प्रविष्ट केले असल्याचे सुनिश्चित करा. आपण अंकांप्रमाणे संख्या प्रविष्ट करीत प्रारंभ केल्यास (जसे की 10 किंवा 20) तो ठेवा. भागांमधून बदलू नका आणि शब्द (जसे दहा किंवा वीस) म्हणून संख्या प्रविष्ट करा. सुसंगत व्हा.
- टेबलमधील रिक्त स्तंभ सोडू नका.
टेबल तयार करणे
एकदा डेटा प्रविष्ट केला की, तो एका टेबलात रूपांतरीत केला जाऊ शकतो. असे करणे:
- वर्कशीटमध्ये A3 ते E13 कक्षांना हायलाइट करा.
- होम टॅबवर क्लिक करा
- ड्रॉप डाउन मेन्यू उघडण्यासाठी रिबनवर टेबल ऑप्शन वर क्लिक करा.
- तक्ता म्हणून स्वरूपन संवाद बॉक्स उघडण्यासाठी निळा टेबल शैली मध्यम 9 पर्याय निवडा.
- संवाद बॉक्स उघडलेला असताना, वर्कशीटवरील A3 ते E13 सेल कूचिंग मुंग्यांमुळे वेढलेला असावा.
- कूच करण्याच्या मुंग्या योग्य कक्षांची कक्षा घेतात तर, ठीक टेबलवर क्लिक करा.
- जर कूचिंग मुंग्या योग्य कक्षांची परिसर नाही तर वर्कशीटमध्ये योग्य श्रेणी प्रकाशित करा आणि नंतर ऑप्टीनेट सारणी स्वरूपात संवाद बॉक्समध्ये क्लिक करा.
- सारण्यामध्ये प्रत्येक फील्ड नावाच्या बाजूला ड्रॉप डाउन बाण असणे आवश्यक आहे आणि सारणी पंक्ती पर्यायी प्रकाश आणि गडद निळीमध्ये स्वरूपित करणे आवश्यक आहे.
डेटाबेस साधने वापरणे
एकदा आपण डेटाबेस तयार केल्यानंतर, आपण आपल्या फील्डचे क्रमवारी लावण्यासाठी किंवा फिल्टर करण्यासाठी प्रत्येक फील्ड नावाच्या खाली असलेल्या ड्रॉप-डाउन बाणांच्या खाली असलेल्या साधनांचा वापर करु शकता.
क्रमवारीत डेटा
- आडनाव फील्ड नावाच्या पुढे असलेल्या ड्रॉपडाउन बाणावर क्लिक करा.
- वर्णानुक्रमात डेटाबेस क्रमवारी करण्यासाठी क्रमवारी ला Z पर्याय क्लिक करा.
- एकदा क्रमवारी लावल्यास, ग्रॅहम जे . टेबलमधील पहिला रेकॉर्ड आणि विल्सन असावा. आर शेवटचा असावा.
फिल्टरिंग डेटा
- प्रोग्राम फील्ड नावापुढील ड्रॉपडाऊन बाणावर क्लिक करा.
- सर्व चेकबॉक्स साफ करण्यासाठी सर्व निवडा पर्याय पुढील चेकबॉक्स क्लिक करा.
- बॉक्समध्ये चेकमार्क जोडण्यासाठी व्यवसाय पर्यायाच्या पुढील चेकबॉक्सवर क्लिक करा.
- ओके क्लिक करा
- केवळ दोन विद्यार्थी - जी. थॉम्पसन आणि एफ. स्मिथ दिसले पाहिजे कारण ते केवळ दोनच व्यवसाय कार्यक्रमात नाव नोंदवले जातात.
- सर्व रेकॉर्ड दर्शविण्यासाठी प्रोग्राम फील्ड नावाच्या पुढील ड्रॉप डाउन बाणावर क्लिक करा.
- "Program" पर्यायातून Filter Clear वर क्लिक करा .
डेटाबेस विस्तृत करणे
आपल्या डेटाबेसमध्ये अतिरिक्त रेकॉर्ड जोडण्यासाठी:
- आपला माउस पॉइंटर टेबलच्या उजव्या कोपर्यात लहान बिंदूवर ठेवा.
- माउस पॉइंटर दोन-डोक्यांचा बाण मोडेल.
- जेव्हा हे घडते, तेव्हा योग्य माऊस बटण क्लिक करुन धरून ठेवा आणि डेटाबेसच्या तळाशी रिक्त पंक्ती जोडण्यासाठी पॉईंटर खाली ड्रॅग करा .
- या नवीन पंक्तीमध्ये पुढील डेटा जोडा:
सेल - डेटा
ए 14 - ST348-255
बी 14 - क्रिस्तोफर
सी 14 - ए
D14 - 22
E14 - विज्ञान
डेटाबेसचे स्वरूपन पूर्ण करणे
- कार्यपत्रकात A1 ते E1 सेल हायलाइट करा.
- होम टॅबवर क्लिक करा
- शीर्षकास मध्यभागी आणण्यासाठी रिबनच्या मर्ज आणि सेंटर पर्यायावर क्लिक करा .
- फिल रंग ड्रॉप डाउन सूची उघडण्यासाठी रिबनवर भरलेल्या रंगावर क्लिक करा (पेंट कॅनसारखे दिसते).
- कक्ष A1 - E1 मध्ये पार्श्वभूमीचा रंग गडद निळ्या रंगात बदलण्यासाठी सूचीतील निळा, अॅक्सेंट 1 निवडा.
- फाँट रंग ड्रॉपडाऊन सूची उघडण्यासाठी फॉरमॅटिंग टूलबारवरील फॉन्ट कलर आयकॉन वर क्लिक करा (हे मोठ्या अक्षर "ए" आहे).
- सेल A1 - E1 मध्ये पांढर्या रंगात मजकूर रंग बदलण्यासाठी सूचीतून व्हाइट निवडा
- वर्कशीटमध्ये A2 - E2 हायलाइट सेल .
- फिल रंग ड्रॉप डाउन सूची उघडण्यासाठी रिबनवर भरलेल्या रंगावर क्लिक करा.
- ए 2 - ई 2 लाइट निळ्या रंगामध्ये पार्श्वभूमीचा रंग बदलण्यासाठी यादीतून ब्ल्यू, अॅक्सेंट 1, लाइटर 80 निवडा.
- कार्यपत्रकात A4 - E14 हायलाइट सेल
- A14 ते E14 सेलमधील मजकूर संरेखित करण्यासाठी रिबनवरील केंद्र पर्यायावर क्लिक करा.
- या टप्प्यावर, जर तुम्ही या ट्युटोरियलच्या योग्य रितीने पाठपुरावा केला असेल, तर तुमची स्प्रेडशीट या ट्यूटोरियलच्या चरण 1 मध्ये चित्रित स्प्रेडशीट सारखा असणे आवश्यक आहे.
डेटाबेस कार्ये
वाक्यरचना : कामकाज (डेटाबेस_आरी, फील्ड_स्ट्र्रे | संख्या, निकष_आरी)
डी फंक्शन खालीलपैकी एक आहे:
- DAVERAGE
- DCOUNT
- DCOUNTA
- डीजीईटी
- DMAX
- DMIN
- DPRODUCT
- DSTDEV
- DSTDEVP
- DSUM
- DVAR
- DVARP
प्रकार : डेटाबेस
डेटाबेसम फंक्शन्स विशेषत: सुलभ असतात जेव्हा Google पत्रके वापरल्या जातात जसे डेटाबेसचा संरचित डेटा प्रत्येक डेटाबेस फंक्शन, डफंक्शन , डेटाबेस सारणी म्हणून ओळखल्या जाणाऱ्या सेल श्रेणीच्या उपसंच वर संबंधित फंक्शनची गणना करते. डेटाबेस कार्ये तीन वितर्क घेतात:
- डेटाबेस_अर एक रेंज, एम्बेडेड अॅरे किंवा अॅरे अॅरे एक्स्प्रेशनद्वारे तयार केलेली रचना आहे जेणेकरून रो 1 चे नंतर प्रत्येक पंक्ती डेटाबेस रेकॉर्ड असेल आणि प्रत्येक स्तंभ डेटाबेस फील्ड असेल. पंक्ती 1 मध्ये प्रत्येक क्षेत्रासाठी लेबले आहेत.
- Field_str. संख्या सूचित करते की कोणता स्तंभ (फील्ड) सरासरीचे मूल्य असेल. हे फील्ड नाव (मजकूर स्ट्रिंग) किंवा स्तंभ नंबर म्हणून व्यक्त केले जाऊ शकते, जेथे डावा-सर्वाधिक स्तंभ 1 म्हणून दर्शविला जाईल.
- Criteria_arr एक रेंज, एम्बेडेड अॅरे किंवा अॅरे अॅरे एक्स्प्रेशनद्वारे व्युत्पन्न केलेली रचना आहे, जसे की पहिल्या रांगात क्षेत्राचे नाव (निकष) समाविष्ट असते जे निकष (मापदंड) लागू केले जातील आणि त्यानंतरच्या पंक्तींमध्ये सशर्त चाचणी (टे) असणे आवश्यक आहे .
निकषांमधील प्रथम पंक्ति फील्ड नाव निर्दिष्ट करते. निकष प्रत्येक इतर ओळी फिल्टर प्रतिनिधित्व करते, संबंधित शेतात मर्यादांवर एक संच आहे. निर्बंधांची क्वेरी-बाय-उदाहरण नोटेशन वापरून वर्णन केले आहे, आणि जुळणी करण्याचे मूल्य किंवा तुलनात्मक मूल्य घेऊन तुलना ऑपरेटर समाविष्ट केले जाऊ शकते. प्रतिबंधांच्या उदाहरणे आहेत: "चॉकलेट", "42", "> = 42", "<> 42" रिकाम्या सेलचा संदर्भ संबंधित फील्डवर नाही.
जर सर्व फिल्टर निर्बंध (फिल्टरच्या पंक्तीतील प्रतिबंध) ची पूर्तता झाली तर एका फिल्टरला डेटाबेसची पंक्ती जुळते. एक डेटाबेस पंक्ती (रेकॉर्ड) तर किमान एक फिल्टर त्यावर जुळत असल्यास मापदंड समाधान करते. एकविध नाव (उदाहरणार्थ, तपमान> = 65 आणि तापमान <= 82) एकाचवेळी लागू होणारी एकाधिक प्रतिबंध लागू करण्यासाठी एक फील्ड नाव परिमाण रेंजमध्ये एकापेक्षा जास्त वेळा दिसू शकते.
डीजीईटी हे एकमेव डेटाबेस फंक्शन आहे जे मूल्य एकत्रित करत नाही. डीजीईटी दुसर्या वितर्क (त्याचप्रमाणे व्हीलोक्यूपमध्ये) मध्ये विनिर्दिष्ट केलेल्या फील्डचे मूल्य परत करते जेव्हाच एक रेकॉर्ड जुळतो निकष; अन्यथा, कोणतेही सामने किंवा एकाधिक जुळण्या दर्शविणारी त्रुटी परत दिली नाही