Excel 2003 मध्ये डेटा यादी कशी तयार करावी

01 ते 08

Excel मध्ये डेटा व्यवस्थापन

काही वेळा, आपल्याला माहितीचा मागोवा ठेवणे आवश्यक आहे. हे फोन नंबरची एक वैयक्तिक यादी, संस्था किंवा संघातील सदस्यांसाठी संपर्क यादी किंवा नाणी, कार्ड्स किंवा पुस्तके यांचे संग्रह असू शकते.

आपल्याकडे जे काही डेटा आहे, एक्सेल सारखा स्प्रेडशीट ही संचयित करण्याचे एक उत्तम ठिकाण आहे. आपल्याला त्यावर डेटा ठेवण्याचा आणि आपल्याला हवा असेल तेव्हा विशिष्ट माहिती मिळवण्यासाठी Excel ने हे उपकरण तयार केले आहे तसेच, त्याच्या शेकडो स्तंभ आणि हजारो पंक्तीसह, Excel स्प्रेडशीटमध्ये मोठ्या प्रमाणातील डेटा धारण होऊ शकतो.

मायक्रोसॉफ्ट ऍक्सेस सारख्या पूर्ण झालेल्या डेटाबेस प्रोग्रामपेक्षा एक्सेल वापरण्यासाठी देखील सोपे आहे. डेटा स्प्रेडशीटमध्ये सहजपणे प्रविष्ट केला जाऊ शकतो, आणि, फक्त काही क्लिक्सद्वारे आपण आपल्या डेटाद्वारे क्रमवारी लावू शकता आणि आपल्याला काय हवे आहे ते शोधू शकता.

02 ते 08

सारण्या आणि सूची तयार करणे

Excel मध्ये डेटा संचयित करण्याचे मूलभूत स्वरूप म्हणजे एक सारणी. एका सारणीमध्ये, डेटा पंक्तीमध्ये प्रविष्ट केला जातो प्रत्येक पंक्तीची नोंद म्हणून ओळखली जाते.

एकदा टेबल तयार झाले की, Excel ची माहिती साधने विशिष्ट माहिती शोधण्यासाठी रेकॉर्ड शोध, क्रमवारी आणि फिल्टर करण्यासाठी वापरल्या जाऊ शकतात.

जरी आपण Excel मध्ये या डेटा साधनांचा वापर करू शकता अशा अनेक पद्धती आहेत, टेबलमधील डेटावरून सूची म्हणून जे ज्ञात आहे ते तयार करण्याचा सर्वात सोपा मार्ग आहे.

03 ते 08

योग्यरित्या डेटा प्रविष्ट करणे

टेबल तयार करण्याचा पहिला टप्पा म्हणजे डेटा भरणे. असे करताना, तो योग्यरित्या प्रविष्ट केला आहे हे सुनिश्चित करणे महत्वाचे आहे.

डेटा त्रुटी, चुकीच्या डेटा प्रविष्टीमुळे झाल्यामुळे, डेटा व्यवस्थापन संबंधित अनेक समस्या स्त्रोत असतात. जर सुरुवातीला डेटा अचूकपणे प्रविष्ट केला असेल तर, आपल्याला अपेक्षित परिणाम परत देण्याची प्रोग्राम अधिक शक्यता आहे.

04 ते 08

पंक्ती रेकॉर्ड आहेत

नमूद केल्याप्रमाणे डेटाच्या ओळी रेकॉर्ड म्हणून ओळखल्या जातात. रेकॉर्ड प्रविष्ट करताना हे मार्गदर्शक तत्त्वे लक्षात ठेवा:

• तयार होणाऱ्या तक्त्यातील रिकाम्या ओळी सोडू नका, अगदी हेडिंग आणि डेटाची प्रथम पंक्ति यांच्या मध्येही नाही.
  
• एका रेकॉर्डमध्ये केवळ एका विशिष्ट गोष्टीविषयी माहिती असू शकते.
  
• रेकॉर्डमध्ये त्या आयटमवरील सूचीमधील सर्व डेटा असणे आवश्यक आहे. एकापेक्षा अधिक पंक्तींमध्ये आयटम बद्दल माहिती असू शकत नाही.
  
• सूची तयार करण्यासाठी, डेटाच्या टेबलमध्ये किमान दोन डेटा रेकॉर्ड असणे आवश्यक आहे.

05 ते 08

स्तंभ फील्ड आहेत

जेव्हा टेबलमधील पंक्ती रेकॉर्ड म्हणून ओळखल्या जातात तेव्हा स्तंभांना फील्ड म्हणून ओळखले जाते. प्रत्येक स्तंभासाठी असलेली माहिती ओळखण्यासाठी शीर्षकाची आवश्यकता आहे. या शीर्षकास क्षेत्र नावे म्हणतात.

• प्रत्येक नावासाठी समान क्रमाने डेटा प्रविष्ट केला आहे याची खात्री करण्यासाठी फील्ड नावे वापरली जातात.
  
• स्तंभातील सर्व डेटा समान स्वरुपनाचा वापर करून प्रविष्ट केले असल्याचे सुनिश्चित करा. आपण अंकांप्रमाणे संख्या प्रविष्ट करीत प्रारंभ केल्यास (जसे की 10 किंवा 20) तो ठेवा. भागांमधून बदलू नका आणि शब्द (जसे दहा किंवा वीस) म्हणून संख्या प्रविष्ट करा. सुसंगत व्हा.
  
• टेबलमध्ये रिकामी स्तंभ सोडा.
  
• सूची तयार करण्यासाठी, टेबल कमीतकमी दोन स्तंभ रुंद असले पाहिजे.

06 ते 08

सूची तयार करणे

एकदा डेटा टेबलवर प्रविष्ट केला गेला की, तो एका सूचीमध्ये रुपांतरीत केला जाऊ शकतो. असे करणे:

1. टेबलमधील कोणताही एक सेल निवडा.
   
2. सूची तयार करा संवाद बॉक्स उघडण्यासाठी सूचीतून सूची तयार करा> सूची निवडा.
   
3. डायलॉग बॉक्स सूचीमध्ये समाविष्ट करण्याजोग्या सेलची श्रेणी दर्शवितो. जर टेबल योग्यप्रकारे तयार झाले असेल, तर एक्सेल सामान्यतः योग्य श्रेणी निवडेल
   
4. श्रेणी निवड योग्य असल्यास, ओके क्लिक करा.

07 चे 08

सूची श्रेणी चुकीची असल्यास

काही संधीनुसार, सूची तयार करा संवाद बॉक्समध्ये दर्शविलेली श्रेणी चुकीची आहे तर आपल्याला सूचीमध्ये वापरण्यासाठी सेलची श्रेणी शोधण्याची आवश्यकता आहे.

असे करणे:

1. वर्कशीटवर परत येण्यासाठी यादी तयार करा संवाद बॉक्समधील रिटर्न बटणावर क्लिक करा .
   
2. लिस्ट डायलॉग बॉक्स तयार करा एका लहान बॉक्सला कमी होते आणि कँब्जची वर्तमान श्रेणी चलती मुंग्याजवळ असलेल्या वर्कशीटवर दिसू शकते.
   
3. सेलची योग्य श्रेणी निवडण्यासाठी माउससह निवडा ड्रॅग करा.
   
4. सामान्य आकाराच्या एकाकडे परत येण्यासाठी लहान सूची तयार करा संवाद बॉक्समधील रिटर्न बटणावर क्लिक करा .
   
5. सूची पूर्ण करण्यासाठी ओके क्लिक करा.

08 08 चे

यादी

एकदा तयार केल्यानंतर,

• सूची त्याच्या सभोवतालची एक गडद सीमा असेल.
  
• प्रत्येक फील्ड नावाच्या खाली डाउन-पॉइंटिंग बाण असतील जे ड्रॉपडाऊन मेनूवर क्लिक केल्यावर उघडेल.
  
• ड्रॉप डाउन मेन्यूमध्ये कोणत्याही क्षेत्राच्या नावांद्वारे आणि काही विशिष्ट निकषांशी जुळणार्या रेकॉर्डसाठी सूची शोधण्याकरिता पर्याय वर्गीकरण करण्यासाठी पर्याय असतात.
  
• सूचीच्या तळाशी रिकामी पंक्ती असलेल्या तारकास जोडली जाते. या नवीन पंक्तीचा वापर करून सूचीमध्ये अतिरिक्त डेटा जोडला जाऊ शकतो.